İş Akışları

Process Automation

Kuika’nın Process Automation modülü, mobil veya web uygulama geliştirme süreçlerinde iş akışlarını otomatikleştirerek tekrarlayan ve kritik zamanlı görevlerin verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar, böylece hem zaman hem de iş gücü tasarrufu elde edilir. Process Automation ile iş akışı tasarlayabilir, oluşturulan iş akışlarına sistem aksiyonları ve özel aksiyonları ekleyebilir, ayrıca iş atamaları yapabilirsiniz.

Process Automation modülü, otomatik raporlama ve veri analitiği, insan kaynakları yönetimi otomasyonu, müşteri hizmetleri ve destek hizmetleri gibi birçok alanda kullanılabilir. Bu eğitim içeriğinde, Process Automation modülü ile iş akışı oluşturmayı öğreneceksiniz.

Process Automation modülünü kullanabilmek için mevcut abonelik planınızı yükseltmeniz gerekmektedir. Aboneliğinizi yükselterek, iş süreçlerinizi otomatikleştirme, süreç yönetimi ve izleme gibi gelişmiş özelliklere erişebilirsiniz. Aboneliğinizi yükseltmek için Fiyatlandırma sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

Bu eğitim içeriği aşağıdaki başlıklardan oluşmaktadır:

Process Automation oluşturma,
Process Automation modülünün anatomisi,
Process Automation araçlarının Properties paneli,
Workflow Screens paneli,
Vekalet sistemi.

Kuika platformunda Process Automation modülüne geçiş yaptığınızda iş akışı oluşturma ekranı karşınıza çıkar.

Process Automation modülündeki bölümleri inceleyelim.

A. Sol Panel

Sol panelden yeni iş akışları ekleyebilir, eklediğiniz iş akışlarına ulaşabilir, iş akışınıza parametreler, özel aksiyonlar ve kişiselleştirebilir butonlar ekleyebilirsiniz.

1. Processes: Yeni iş akışları ekleyebileceğiniz alandır. ‍

2. Process Parameters: İş akışlarında parametre ekleyebileceğiniz alandır.

Business Object: İş akışı oluşturma sürecinde kullanılabilecek verilerdir. Form ekranlarında kullanabileceğiniz yapılar oluşturmanızı sağlar. Örneğin, kullanıcı izin günü olarak “Permit Day” değişkenini tanımlayabilirsiniz. Bu veri, süreci başlatan kullanıcı tarafından girilmesi gereken bir bilgi ise “Is Input” olarak işaretlenen parametreler Start Process aksiyonu altında görüntülenir. Ardından “CREATE” butonuna tıklayarak değişkeni oluşturabilirsiniz.

Internal: Mantıksal kontrol için gerekli olabilecek değişkenlerdir. Örneğin, izin alma sürecinde kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir süreci oluşturmalısınız. Bu arka planda gerçekleşen bir işlem olduğundan, izin hakkını belirleyen bir değişken tanımlayabilirsiniz. “Progress Payment” isimli Boolean tipinde bir değişken tanımlayıp “CREATE” butonuna tıklayarak bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

Kullanıcının izin günü hakkı varsa belirli bir path üzerinden ilerletirken, izin hakkı yoksa başka path üzerinde ilerleme yapılır.

3. Custom Actions: İş akışlarında özel aksiyonlar eklemenizi sağlar.

4. Buttons: İş akışınızda kullanıcı etkileşimlerini yönetmek için özelleştirilebilir butonlar eklemenizi sağlar. Oluşturduğunuz butonları, belirli aksiyonları tetiklemek, bir sonraki adıma geçmek veya iş akışınızda farklı yönlendirmeler yapmak için kullanabilirsiniz.

‍

B. İş Akışı Yönetim Alanı

‍

5. Process Automation Araçları

Activate The Hand Tool: Oluşturduğunuz iş akışını Canvas üzerinde hareket ettirmemizi sağlar.
Activate The Lasso Tool: İmleç ile kare içine alınan bölgeleri topluca hareket ettirmemizi sağlar.
Activate The Create/Remove Space Tool: Oluşturduğunuz iş akışında genişletme veya daraltma işlemlerini yapabilmenizi sağlar.
Activate The Global Connect Tool: Oluşturduğunuz iş akışındaki diğer araçlarla bağlantı kurmanızı sağlar.
Create Start Event: İş akışının başlangıcını belirlemenizi sağlar.
Create End Event: İş akışının bitişini belirlemenizi sağlar.
Create Timer Event: İş akışında belirli bir süre veya zaman tetikleyicisi gerektiren durumlarda kullanılır. Belirli bir zamana ulaşıldığında bir aksiyonun tetiklenmesini sağlar.
Create Exclusive Gateway: Exclusive Gateway, birden fazla path içeren iş süreçlerinde, koşullara göre doğru yolun seçilmesini sağlar ve süreçlerin ilerlemesini kontrol eder. Properties panelinden yol sırasını sürükleyip bırakarak iş sırasını belirleyebilirsiniz.
Create Parallel Gateway: İş süreçlerinde yol ayrımını belirler ve işleri paralel olarak yürütmenizi sağlar. Tüm işlerin tamamlandığında süreci sonlandırır.
Create User Task: Kullanıcı etkileşiminin gerçekleştiği aktivitedir.
Create Task: Sistem etkileşiminin gerçekleştiği aktivitedir.

‍

6. Tasarım Alanı (Canvas): Elementlere tıklayarak türlerini değiştirilebilir, notlar ekleyebilir ve silebilirsiniz. Process sürecini tasarlarken, süreci hızlandırmak ve kolaylaştırmak için elementlere tıkladığınızda Canvas üzerinde araç kutusu açılır.

‍

Change Type: Elementlerin türlerini değiştirebilirsiniz. Örneğin, bir Task’ı User Task’a veya Exclusive Gateway’i Parallel Gateway’e dönüştürebilirsiniz.
Append Text Annotation: Sürece açıklama ekleyebilirsiniz.
Remove: Seçilen elementleri kolayca silebilirsiniz.

‍

C. Process Automation Properties Paneli

7. Process Description: İş akışı içinde planlanan sürecin açıklamasının yapıldığı alandır.

Process Due: İş sürecinin gerçekleşme süresi ve tamamlanma süresinin belirlendiği alandır.‍
Lane: Lane oluşturmak için Canvas’a tıkladıktan sonra, sağ üst köşede açılan küçük pencereden yukarıdan ve aşağıdan olmak üzere birden fazla Lane ekleyebilirsiniz. Lane kullanımı, hem görsel olarak kullanıcı görevlerini ayırmaya hem de iş akışı içerisinde yetkilendirmeler yapmanıza yardımcı olur.

Assıgment: Lane üzerinden kullanıcılara görev atamak için kullanılan alandır.
- Everyone: Everyone ile tanımlanan görevler, bir görev havuzunda oluşturulur. Her kullanıcı bu görevi görebilir ve görev havuzunda bulunan görevleri üzerine alıp tamamlayabilir.

Role: İş süreci içinde tanımlanan roller seçilerek atanan görevlerdir. Process içinde henüz bir rol bulunmuyorsa, “+Add New Role” butonuna tıklayarak yeni bir rol oluşturabilirsiniz.

Dynamic: Uygulama içerisinde rol olarak tanımlanmamış ancak bir aksiyon ile atanabilen kullanıcılardır. Özel bir kullanıcı grubu oluşturup, dönen bir aksiyon oluşturarak bu aksiyonun döndüğü kullanıcılara atama yapabilirsiniz. Aksiyon eklemek için “+SELECT ACTİONS”a tıklayın.
- Dynamic Assignment: Süreç değişkenlerinin bağlantısını yapmanızı sağlar.

Find Manager: Uygulama içinde kullanıcı üzerinde bir yönetici alanı bulunur. Yönetici, Kuika tarafından atanan ve bağlantılı bir kullanıcıdır. Custom Provider tarafından bir entegrasyon yapıldığında, bu aksiyonun ne döneceğini Provider üzerinden belirleyebilirsiniz.
- Aksiyon oluşturma işlemi, sistem aksiyonlarına benzer şekilde gerçekleştirilir. Bu nedenle öncelikle Input eklenmelidir. Input eklemek için Symbol Picker’a tıklayın. Örneğin, bu aksiyon ile birlikte süreci başlatan kişinin yöneticisi belirlenir. Eklenen diğer aksiyonlar da benzer şekilde çalışır. İstenilen sürece ait değişkenleri Input olarak verip geri dönen sonucun string veya string listesi olması gerekir.

8. Happy Path: Bir iş sürecinin ideal koşullar altında, herhangi bir hata, kesinti veya sapma olmadan, başlangıçtan sona kadar sorunsuz bir şekilde tamamlandığı senaryoyu ifade eder.

9. Version History: Aktif olarak kullanılmayan eski versiyonları pasif hale getirerek, yeni güncellemelerde bu eski versiyonların kullanılmamasını sağlar. Her güncelleme yapıldığında, iş akışlarının yeni bir versiyonu oluşturulur ve eski versiyonlarla ilgili ekranlar, tanımlar ve diğer bileşenler de yeni uygulamaya eklenir. Kullanılmayan versiyonlar bu alan üzerinden pasif hale getirilir ve böylece gelecekteki güncellemelerde bu eski versiyonların yer alması engellenir.

Mobil uygulamada versiyon geçmişi görüntülenebilir, ancak versiyonlar web üzerinden kaydedilmektedir.

Create Exclusive Gateway: Create Exclusive Gateway aracına tıklandığında, iş akışındaki işlemlerin koşul ve sıralanmasının ayarlandığı alan açılır. Bu alanda, None seçeneğinde yer alan Symbol Picker ile parametre panelinde oluşturulan değişkenleri çağırabilirsiniz. Select Box içerisinden koşul için gerekli mantıksal değerleri belirleyebilirsiniz.

Path sırasının belirlenmesi için “Will execute otherwise” alanından seçim yapın. Örneğin, Will execute otherwise alanından “Yes” seçilirse iş akışından kullanılan ilk path “No” olacaktır.

Bir Gateway ikiden fazla çıkışa sahip olabilir. Bu çıkışlardan biri varsayılan olarak "Will execute otherwise" altında seçilir, yani diğer tüm şartlar sağlanmadığında bu yol izlenecektir. Diğer çıkış seçenekleri sürükle-bırak yöntemiyle sıralanabilir. Burada belirtilen kurallar, yukarıdan aşağıya doğru sırayla kontrol edilir ve ilk doğru kural, sürecin izleyeceği yolu belirler. Eğer hiçbir kural doğrulanmazsa, en alttaki varsayılan yol izlenir. Bu yüzden çıkış sıralaması oldukça önemlidir.

Create Task: Create Task aracına tıklandığında, Kuika’nın sistem aksiyonlarını ekleyebileceğiniz “Actions” seçeneği ve Process içerisinde çıkış adımlarının çıktısını belirleyen “Step Outputs” seçeneği bulunur. Steps Outputs altında yer alan “+SELECT WF PARAMS TO MAP” seçeneğine tıklandığınızda, seçilen değişkenlerin çıktısı hazırlanır.

Create User Task: Create User Task aracına tıklandığında, aşağıdaki seçenekler açılır:

Assignment: Kullanıcılara görevler atamak için kullanılır. “Send Default Notification Mail” seçeneği kullanılarak, e-posta aracılığıyla iş akışını onaylama ve sonlandırma işlemleri başlatılmaktadır.
Actions: User Task'a eklenen aksiyonlar, görev oluşur oluşmaz tetiklenir ve bu nedenle Pre-Actions olarak değerlendirilebilir. Örneğin, kullanıcıya bir görev atandığında özel bir bildirim e-postası göndermek isteniyorsa, buraya eklenen bir aksiyon ile bu sağlanabilir. Bu aksiyonlar, adımın genel işleyişinde bir rol oynamaz.
Step Description: Adım açıklamalarının yapıldığı, iş süreçlerini “@” kullanılarak parametrelerle çağrılabileceğiniz alandır.
Task Due: İş akışlarının gerçekleşeceği süreci belirleyen alandır.
Step Outputs: Süreç içerisinde çıkış adımlarının sonuçlarının belirlendiği alandır.

Create User Task’da yer alan Step Output’un Create Task’tan farklı olarak, bu adımda bilgilerin kullanıcıların girdiği ekranlardan değiştirilebileceği ve bu nedenle nelerin değiştirileceğinin seçildiği alandır.

‍User Interaction: Kullanıcı etkileşimi genellikle bir form doldurma, karar verme ya da belirli verileri girme gibi işlemleri içerir. Bu araç, kullanıcıdan bu tür bir geri bildirim veya işlem bekler ve bu etkileşimler tamamlandığında süreç bir sonraki aşamaya geçer.