İş Akışları

Process Automation

Process Automation, Kuika tarafından mobil veya web uygulama geliştirme sürecinde tekrarlayan ve zamana duyarlı görevleri otomatikleştirerek zaman ve çaba tasarrufunu sağlamak için geliştirilen görünüm modudur.

Aynı zamanda, hata riskini azaltarak ve verimliliği artırarak kullanıcıların daha yaratıcı ve değerli görevlere odaklanmasına olanak tanır.

Process Automation ile iş akışı tasarlayabilir, oluşturulan iş akışları içerisine sistem aksiyonları ve özel aksiyonlar ekleyebilir, iş atamaları yapabilirsiniz.

Process Automation, otomatik raporlama ve veri analitiği, insan kaynakları yönetimi otomasyonu, müşteri hizmetleri ve destek hizmetleri gibi birçok alanda uygulanabilmektedir. Process Automation, iş süreçlerini otomatikleştirmeye olanak sağlamaktadır.

Kuika, Process Automation geliştirme sürecinde BPMN 2.0 standardını kullanmaktadır.

BPMN 2.0, iş süreçlerini anlamak ve paylaşmak için standart bir dil sağlar. Bir iş sürecini BPMN ile modelleme, süreçlerin nasıl çalıştığını ve iş süreçlerindeki potansiyel sorunları görsel olarak anlamlandırmaya olanak sağlar.

Process Automation tasarım ortamı incelendiğinde orta alanda Canvas ve Process oluşturma sürecinde kullanılabilecek araçların yer aldığı araç kutusu yer almaktadır.

Sol panelde ise oluşturulan Process’lerin listelendiği Processes paneli , oluşturulan Process’lere parametrelerin eklendiği Process Parameters Paneli, oluşturulan Process’lere özel aksiyonların eklenebildiği Custom Actions paneli yer almaktadır.

2.1 Process Automation Araçları

Process Automation tasarım sürecini kolaylaştırmak ve hızlandırmak için Kuika birçok araç sunmaktadır.

Activate The Hand Tool, oluşturulan Process’i Canvas ile birlikte hareket ettirmeye yarayan araçtır.
Activate The Lasso Tool, imleç ile kare içine alınan bölgeleri toplu bir şekilde hareket ettirmeye yarayan araçtır.
Activate the Create / Remove Space Tool, oluşturulan Process’te bu araç ile seçilen kısımda genişletme veya daraltma gibi alan düzenlemeleri yapmaya yarayan araçtır.
Activate The Global Connect Tool, oluşturulan Process’te diğer araçlar ile bağlantının yapılmasını sağlayan araçtır.
Create Start Event, Process’in başlangıç aracıdır.
Create End Event, Process’in bitiş aracıdır.
Create Exclusive Gateway, Oluşturulan Process’te kullanılan Exclusive Gateway Event’inde birden fazla path bulunmaktadır. Belirlenen koşul doğrultusunda koşulu sağlayan bir path üzerinden süreç ilerlenir. İş süreçleri birbirine bağlıdır. Exclusive Gateway, bir koşulla bağlı ve sadece doğru pathı bulmaya yarayan durumlarda kullanılmaktadır. Karar sürecinde gidilecek path kuralının belirlenmesi gerekmektedir. Create Exclusive Gateway’a eklenen path sırası önemlidir. Eklenen path sırasına göre çalıştırılır.Create Exclusive Gateway ikonuna tıklayınca sağ tarafta yer alan Properties panel üzerinden path sırasını dolayısıyla da iş sırasını sürükle bırak ile ayarlayabilirsiniz.

Create Parallel Gateway, Planlanan işlerin asenkron gerçekleşmesi için kullanılan Process’te yol ayrımının belirtildiği bu yol ayrımında işlerin paralel olarak ilerletildiği daha sonra da bir yerde toplandığı araçtır. Paralel Gateway ile bölünmüş Aynı anda yapılması gereken iş süreçleri birbirinden bağımsız ilerleyebileceği, işlerin tamamı bitmeden sürecin bitmediği işlerde kullanılan yapıdır.

Bir süreç paralel Gateway ile bölünmüş ise bu işler mutlaka bir noktada birleştirilmelidir.

Create User Task, Kullanıcı etkileşiminin gerçekleştiği aktivitedir.
Create Task, Sistem etkileşiminin gerçekleştiği aktivitedir.

Process sürecini tasarlarken süreci hızlandırmak ve kolaylaştırmak için elementlere tıklayınca Canvas üzerinde araç kutusu açılmaktadır.

Change type ile, Gateway, Task ve Event’ lerde Canvas üzerinde değiştirebilirsiniz.

Append Text Annotation ile Process içerisine Process ile ilgili notlar düşebilirsiniz. Process Run edildiğinde görüntülenmeyen notlardır.

Remove ile kolaylıkla araçları silebilirsiniz.

BPMN 2.0 yapısında Pool yapısı yer almaktadır. Pool yapısı sürecin kendisini oluşturmaktadır.

Bu yapı içerisinde Lane oluşturabilirsiniz. Lane’lar süreç içerisinde bulunan kullanıcılar için belirli alan yaratmada yardımcı olmaktadır

Lane oluşturmak için Canvas’a tıkla ve sağ üst köşede açılan küçük pencereden Lane eklemek istediğiniz alanı gösteren ikonu seçin. Lane’leri Canvas üzerinde yukarıdan ve aşağıdan olmak üzere birden fazla ekleyebilirsiniz.

Lane kullanımı hem görsel olarak kullanıcı görevlerinin ayrıştırılmasında yardımcı olurken hem de Process içerisinde yetkilendirmeler yapabilmeye olanak verir. Yani, kullanıcılara görev atayabilirsiniz. Everyone, Role, Dynamic olmak üzere 3 çeşit görev Assignment edebilirsiniz.

Görev atama işlemlerinin gerçekleşebilmesi için Use Lane Assignment Switch’inin pasif hale getirilmesi gerekmektedir.

1.Everyone:

Everyone tanımlanmış bir görev, bir havuz içerisinde olacaktır. Her kullanıcı bu görevi görebilecek ve her kullanıcının görev havuzunda bulunan görevleri üzerine alıp tamamlayabileceklerdir.

2.Role:

Process içerisinde tanımlanan roller seçilerek atanan görevlerdir.

Process içerisinde henüz bir rol bulunmuyorsa,+Add New Role butonuna tıklayarak yeni bir rol oluşturabilirsiniz.

3.Dynamic:

Uygulama içerisinde rol olarak tanımlı olmayan ancak bir aksiyon ile getirilip atanan kullanıcılardır. Dynamic olduğu zaman Custom bir kullanıcı grubu oluşturup dönen bir aksiyon oluşturarak onun döndüğü kullanıcılara atama sağlamaktadır. Bağlanabilecek aksiyonları seçebilmek için +SELECT ACTIONS’a tıklayın.

Dynamic Assignment:

Süreç değişkenlerinin bağlantısının yapılmasını sağlamaktadır.

Örneğin, Dynamic Assignment ile süreç içerisinde Lane üzerindeki görevlerin onay işlemlerini yapan Approver isimli değişken atadınız.

Bu değişkeni Dynamic Assigment ile bağlantısını yapmak için Symbol Picker’a tıklayın. Process Parameters→ Internal→ Approver şeklinde seçerek Lane üzerinde bulunan görevleri Appover’a atamış olacaksınız.

Find Manager:

Uygulama içerisinde kullanıcı üzerinde bir yönetici alanı bulunmaktadır. Yönetici, Kuika tarafından linkli kullanıcıdır. Ancak Custom Provider tarafından bir entegrasyon yapıldığında bu aksiyonun ne döneceğini Provider üzerinden belirleyebilirsiniz.

Aksiyon kullanımını bir örnekle inceleyelim.

Aksiyon oluşturma sistem aksiyonları gibi oluşturulmaktadır. Bir Input’un alınması gerekmektedir. Input eklemek için Symbol Picker’a tıklayın.

Örneğin süreci başlatan kişinin yöneticisi bu aksiyonla birlikte dönmektedir.

Eklenen diğer aksiyonlar da aynı şekilde çalışmaktadır. İstenilen sürece ait değişkenleri Input olarak verip Geri dönen sonucun string veya string listesi olması gerekmektedir. Process Automation aksiyonları hakkında detaylı bilgi edinmek için ilgili içeriği inceleyebilirsiniz.

Datasource alanından daha önce bir özel aksiyon oluşturduysanız onlar da bu listede görüntülenecektir.

2.2.Process Parameters

1.Business Object

Process oluşturma sürecinde kullanılabilecek verilerdir. Sürecin tasarım kısmında belirtilen kavramsal değişkenler ile karıştırılmamalıdır. Form yapısında kullanılabilecek yapılardır.

İlerleyen süreçte Business Object, hazır form yapıları ile birlikte kullanıcılara kolaylık sağlayacaktır.

Örneğin kullanıcı izin günü olarak Permitday değişkenini tanımlayalım. Kullanıcı tarafından girilmesi gereken veri olduğundan Is Input seçili hale gelmelidir. Ardından CREATE butonuna tıklayarak değişkeni oluşturabilirsiniz.

2.Internal

Mantıksal kontrol için gerekli olabilecek değişkenlerdir. Form yapısında gösterilebilecek yapılar değildir.

Örneğin, izin alma sürecinde kullanıcının izin hakkının olup olmadığının kontrol süreci arka planda olacağından izin hakkının olup olmadığını belirleyen değişkeni Internal alanında oluşturmalıyız. Progress Payment isimli Boolean tipinde bir değişken tanımlayıp CREATE butonuna tıklayın.Kullanıcın izin günü hakkı bulunuyorsa belirli bir path üzerinden ilerlerken, izin hakkı bulunmuyorsa başka path üzerinde ilerleme yapılır.

2.3 Properties

Oluşturulan Process Event’lerine ve Canvasa bağlı olarak değişen özellikleri barındıran sağ tarafta yer alan bir paneldir.

1.Canvas’a ait Properties Paneli

Bu panel, Canvas’ a tıklayınca açılan bir paneldir. Process Description ve Process Due alanları yer almaktadır.

Process Description, Process içerisinde planlanan sürecin açıklamasının yapıldığı alandır.
Process Due, Process’in gerçekleşme süresinin belirlendiği ve sürecin tamamlanma süresinin belirlendiği alandır.

2.Start Event’inin Properties Paneli

Create Exclusive Gateway Properties Paneli

Properties paneli üzerinde Process üzerinde işlemlerin koşulunun, sıralanmasının ayarlandığı alandır. None alanında yer alan Symbol Picker ile parametre panelinde oluşturulan değişkenleri çağırabilirsiniz. Selectbox içerisinden koşul için gerekli mantıksal değerleri belirleyebilirsiniz.

Path sırasının belirlenmesi için Will execute otherwise alanından seçim yapılması gerekmektedir. Örneğin, Will execute otherwise alanında Yes seçili ise Process’te ilk kullanılan path No path’dir.

4.Create Task Properties Paneli

Create Task Properties panelini açmak için Create Task Event’ine tıklamalısınız. Açılan Properties paneli içerisinde Kuika’nın sistem aksiyonlarını ekleyebileceğiniz Actions seçeneği ve Process içerisinde çıkış adımlarının çıktı şeklinde belirleyen Step Outputs seçeneği bulunmaktadır.

Step Outputs altında yer alan +SELECT WF PARAMS TO MAP seçeneğine tıklandığında seçilen değişkenlerin çıktısı hazırlanmaktadır.

Örneğin Approver olarak belirlenen değişkenin çıktısının alınması için +SELECT WF PARAMS TO MAP seçeneğine tıklayıp Approver’ı seçip SAVE butonuna tıklanmalıdır.

5.Create User Task Properties Paneli

Create user task panelini açmak için Create User Task Event’ine tıklamalısınız. Açılan Properties paneli içerisinde kullanıcılara görevler atanabildiği Assignment alanı, adım açıklamalarının yapıldığı, Process'lerin @ kullanılarak parametrelerle çağrıldığı Step Description alanı, Process’lerin gerçekleşeceği sürecin belirlendiği Process Due alanı ve Create Task’da olduğu gibi Step Output’lar yer almaktadır.

Process Due, Process'lerin gerçekleşmesi için sürenin belirlendiği alandır. Belirlenen sürenin bitmiş olması ancak Process'in gerçekleşmemesi durumunda bir sonraki Process'e atlanmaz. Process süresi geçmiş olsa da sürecin tamamlanması beklenir.

Create User Task’da yer alan Step Output’un Create Task’dan tek farkı, bilgiler kullanıcıların girdiği ekranlardan değiştirileceği için bu adımın çıkışında nelerin değiştirileceğinin seçildiği alandır.