Process Automation

Process Automation oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edin:

1. Kuika platformuna giriş yapın ve Apps ekranından çalışacağınız projeyi açın.
2. Process Automation modülüne tıklayın.
3. Açılan ekranda iş akışınıza bir isim verin ve CREATE butonuna tıklayın.

Önceki MSSQL tabanlı yapının ardından Oracle Workflow entegrasyonu ile süreç kararlılığı ve kapsam genişletildi.

Bu adımları tamamladıktan sonra iş akışı oluşturma sürecine devam edebilirsiniz.

Kuika platformunda Process Automation modülüne geçtiğinizde iş akışı oluşturma ekranı görüntülenir.

1. Sol Panel

Sol panelden yeni iş akışları oluşturabilir, eklenen iş akışlarına ulaşabilir, parametreler ve özel aksiyonlar tanımlayabilirsiniz.

• Processes: Yeni iş akışları oluşturma alanıdır.
• Process Parameters: İş akışları için parametre tanımlama alanıdır.
• Business Object: Form ekranlarında kullanılacak veri yapılarını tanımlama alanıdır. Örneğin, kullanıcı izin günü olarak “Permit Day” değişkenini tanımlayabilirsiniz. Bu veri, süreci başlatan kullanıcı tarafından girilmesi gereken bir bilgi ise “Is Input” olarak işaretlenen parametreler Start Process aksiyonu altında görüntülenir. 
• Internal: Mantıksal kontroller için kullanılan değişkenlerin tanımlandığı alandır.Örneğin, izin alma sürecinde kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir süreci oluşturmalısınız. Bu arka planda gerçekleşen bir işlem olduğundan, izin hakkını belirleyen bir değişken tanımlayabilirsiniz. “Progress Payment” isimli Boolean tipinde bir değişken tanımlayabilirsiniz. 

Kullanıcının izin günü hakkı varsa belirli bir path üzerinden ilerletirken, izin hakkı yoksa başka path üzerinde ilerleme yapılır. 

• Custom Actions: İş akışlarında özel aksiyonlar ekleyebileceğiniz alandır.
• Buttons: Kullanıcı etkileşimini yönetmek için özelleştirilebilir butonlar ekleyebileceğiniz alandır.

B. İş Akışı Yönetim Alanı

Process Automation Araçları

• Activate The Hand Tool: İş akışını taşımayı sağlar.
• Activate The Lasso Tool: Seçili alanları topluca taşımayı sağlar.
• Activate The Create/Remove Space Tool: İş akışında genişletme ve daraltma yapmayı sağlar.
• Activate The Global Connect Tool: Araçlar arası bağlantı oluşturmayı sağlar.
• Create Start Event: İş akışının başlangıcını belirler.
• Create End Event: İş akışının bitişini belirler.
• Create Timer Event: Süre bazlı aksiyonlar için tetikleme yapar.Workflow panelinde yer alan Timer Event aracı, bekleme adımı olarak kullanılır ve iş akışına sürüklenerek eklenir. Bu araçta, bekleme süresinin gün, saat veya dakika bazında ayarlanabildiği Time Duration parametresi bulunur. Ayrıca, iş akışının kesilip kesilmeyeceğini belirleyen Is Interrupting seçeneği ile süreç yönetimi esnek hale getirilir.
• Create Exclusive Gateway: Koşullara göre yol ayrımı oluşturur.
• Create Parallel Gateway: Paralel iş süreçleri oluşturur.
• Create User Task: Kullanıcı etkileşimi gerektiren görev oluşturur.
• Create Task: Sistem aksiyonlarının çalıştığı görevleri tanımlar.

Tasarım Alanı (Canvas)

Canvas üzerinde işlem yaparken aşağıdaki araçları kullanabilirsiniz:

• Change Type: Element türlerini değiştirmenizi sağlar. Örneğin, bir Task’ı User Task’a veya Exclusive Gateway’i Parallel Gateway’e dönüştürebilirsiniz. 
• Append Text Annotation: Açıklama eklemenizi.
• Remove: Seçili elementleri silmenizi sağlar.

C. Process Automation Properties Paneli

• Process Description: İş sürecinin açıklamasıdır.
• Process Due: Sürecin tamamlanma süresi.
• Lane: Kullanıcı görevlerini ayırmak ve yetkilendirmeler yapmak için kullanılan alan.
• Assignment: Görev atamalarının yapıldığı alan.
  
  • Everyone: Everyone ile tanımlanan görevler, bir görev havuzunda oluşturulur. Her kullanıcı bu görevi görebilir ve görev havuzunda bulunan görevleri üzerine alıp tamamlayabilir. 
  • Role: Tanımlanan roller için görev ataması yapılabilir.
  • Dynamic Assignment: Süreç değişkenleri ile bağlantılı atamalar yapmayı sağlar.
  • Find Manager: Kullanıcının yöneticisini belirlemek için entegrasyon sağlar. önetici, Kuika tarafından atanan ve bağlantılı bir kullanıcıdır. Custom Provider tarafından bir entegrasyon yapıldığında, bu aksiyonun ne döneceğini Provider üzerinden belirleyebilirsiniz.  
    
    • Aksiyon oluşturma işlemi, sistem aksiyonlarına benzer şekilde gerçekleştirilir. Bu nedenle öncelikle Input eklenmelidir. Input eklemek için Symbol Picker’a tıklayın. Örneğin, bu aksiyon ile birlikte süreci başlatan kişinin yöneticisi belirlenir. Eklenen diğer aksiyonlar da benzer şekilde çalışır. İstenilen sürece ait değişkenleri Input olarak verip geri dönen sonucun string veya string listesi olması gerekir. 
• Happy Path: Sürecin ideal koşullar altında hatasız tamamlanmasını ifade eder.
• Version History: İş akışlarının eski versiyonlarını yönetmeyi sağlar.

Mobil uygulamada versiyon geçmişi görüntülenebilir, ancak versiyonlar web üzerinden kaydedilmektedir.

Create Exclusive Gateway

Bu araç, iş akışındaki işlemlerin koşul ve sıralamasını belirlemenizi sağlar. None seçeneğinde bulunan Symbol Picker ile parametre panelinde oluşturulan değişkenleri çağırabilirsiniz. Select Box içerisinden koşul için gerekli mantıksal değerleri belirleyebilirsiniz.

Path sırasının belirlenmesi için “Will execute otherwise” alanından seçim yapın. Örneğin, bu alandan “Yes” seçilirse iş akışındaki ilk path “No” olacaktır.

Bir Gateway ikiden fazla çıkışa sahip olabilir. Bu çıkışlardan biri varsayılan olarak Will execute otherwise altında seçilir. Yani diğer tüm şartlar sağlanmadığında bu yol izlenir. Diğer çıkış seçenekleri sürükle-bırak yöntemiyle sıralanabilir. Yukarıdan aşağıya doğru kontrol edilen kurallarda ilk doğru kural, sürecin izleyeceği yolu belirler. Eğer hiçbir kural doğrulanmazsa, en alttaki varsayılan yol izlenir. Bu yüzden çıkış sıralaması önemlidir.

Create Task

Bu araç, Kuika’nın sistem aksiyonlarını ekleyebileceğiniz Actions seçeneği ve Process içerisinde çıkış adımlarını belirleyen Step Outputs seçeneğini içerir. Step Outputs altında bulunan +SELECT WF PARAMS TO MAP seçeneği ile belirlenen değişkenlerin çıktısını hazırlayabilirsiniz.

Create User Task

Bu araç, iş akışında kullanıcı etkileşimini gerektiren görevler oluşturmanızı sağlar. Seçildiğinde aşağıdaki alanlar açılır:

• Assignment: Kullanıcılara görev atamak için kullanılır. 
  
  • Use Line Assignment: Bir kullanıcı görev adımı için satır bazlı (line-based) bir atama kontrolü yapılmasına olanak tanır. Bu özellik aktif edildiğinde, görev belirli bir koşul veya veri satırına göre farklı kullanıcılara atanabilir.
• Notification: 
  
  • Send Notification: Görev atandığında kullanıcıya özel bildirim gönderilmesini sağlar.
  • Use Custom Template: Bildirimlerde varsayılan yerine özelleştirilmiş bir şablon kullanılmasına olanak tanır.
  • Add Go To Task Button: Gönderilen bildirimlere kullanıcıyı ilgili göreve yönlendiren bir buton eklenmesini sağlar.
  • Add User Interactions Switch: Bildirim içeriğinde kullanıcı etkileşimini artırmak için dinamik etkileşim anahtarları (toggle/switch) eklenmesine imkân tanır.
• Actions: Görev oluşur oluşmaz tetiklenen aksiyonlar eklenebilir. Örneğin, kullanıcıya özel bir bildirim e-postası göndermek için kullanılabilir. Bu aksiyonlar adımın genel işleyişini değiştirmez.
• Step Description: İş sürecinde açıklamaların yapıldığı alandır. @ kullanarak parametreler çağrılabilir.
• Task Due: İş akışında tamamlanması gereken sürecin süresini belirler.
• Step Outputs: Süreç içerisindeki çıkış adımlarının sonuçlarını belirler.

Create User Task içerisinde yer alan Step Output, Create Task’tan farklı olarak kullanıcıların girdiği ekranlardaki bilgilerin değiştirilebilmesini sağlar. Kullanıcıdan hangi bilgilerin alınacağı bu alanda belirlenir.

User Interaction

Bu araç, kullanıcıdan geri bildirim veya işlem bekleyen süreçler için kullanılır. Genellikle form doldurma, karar verme veya belirli verileri girme gibi etkileşimleri içerir. Kullanıcı etkileşimi tamamlandığında süreç bir sonraki aşamaya geçer. Ayrıca, kullanıcıların işlem yaptığı adımlar, onaylandı, geri gönderildi veya reddedildi gibi filtrelerle detaylı şekilde izlenebilir.

Kuika’nın Process Automation modülünde, iş süreçlerini yönetmek ve otomatikleştirmek için Workflow Screen oluşturma paneli kullanılır. Bu panel, iş sürecinizi oluşturmanızı, süreçleri tanımlamanızı ve süreç akışlarını görselleştirmenizi sağlar.

1. İş sürecinize Create User Task elementini eklemek için ekranın uygun alanına sürükleyin.

2. Sağ kenardaki Properties panelinde, No screen set for step yet başlığı yanındaki ikona tıklayın.

3. Açılan Workflow Screens-Forms ekranında uygulamanız için gerekli ekranları ekleyin.

4. CREATE butonuna tıklayın ve açılan ekranda ilgili alanları doldurun.

5. Workflow Screen Paneli, No screen set for step yet alanında ve UI Design panelinde görüntülenecektir.
6. UI Design panelinde Create User Task elementinin üzerine sağ tıklayın ve Add Screen seçeneğini seçin.
7. Daha önce oluşturduğunuz ekranı seçin ve onaylayın.‍
8. Save butonuna tıklayarak ekran oluşturma işlemini tamamlayın.

Vekalet Sistemi, bir kullanıcının kendi üzerindeki görevleri, yokluğunda başka bir ekip üyesine devretmesini sağlayan bir sistemdir. Örneğin, izin süreçlerinin yönetildiği bir uygulamada, yöneticinin izinde olması durumunda, çalışanının izninin onay beklemeden ilerleyebilmesi için vekalet sistemi devreye girer. Yönetici, yerine bir vekil atayarak süreçlerin aksamadan devam etmesini sağlar.

Vekalet sistemi sayesinde atanan vekil, yöneticinin iş süreçlerini onun adına görüntüleyebilir ve yönetebilir. Bu sistem, süreçleri daha verimli hale getirir ve iş sürekliliğini sağlar. Process Automation içerisinde, kullanıcı kendisine vekil atayarak işlerinin vekil tarafından yönetilmesini sağlayabilir.

Vekalet Sistemi Nasıl Çalışır?

• Vekalet sistemi, uygulamanın çıktısında yer alır; doğrudan geliştirme sürecine dahil değildir, ancak bir seçenek olarak eklenebilir.
• Kullanıcılar, ihtiyaçlarına göre bu sistemi uygulamalarına entegre edebilir.
• Kuika Process Automation aksiyonları arasında Get Agent ve Set Agent aksiyonları bulunur. Bu aksiyonlar, kullanıcı üzerindeki vekalet işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
• Bir kullanıcıya yalnızca bir vekil atanabilir. Örneğin, Admin, User 1’e vekalet verdiyse, User 1 aynı anda başka bir vekalet alamaz.

Bu sistem, süreçlerin aksamadan devam etmesini sağlarken, vekalet atamalarının düzenli yönetilmesine yardımcı olur.

Kuika'nın Process Automation modülü, iş süreçlerini hızlandırmak ve verimliliği artırmak için güçlü bir otomasyon çözümü sunar. Bu modül sayesinde manuel işlemleri en aza indirerek süreçlerinizi optimize edebilir, zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilirsiniz. Süreçlerinizi daha etkin yönetmek ve iş akışlarınızı verimli hale getirmek için Process Automation modülünü kullanabilirsiniz.