Process Automation oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edin:

1. Kuika platformuna giriş yapın ve Apps ekranından çalışacağınız projeyi açın.
2. Process Automation modülüne tıklayın.
3. Açılan ekranda iş akışınıza bir isim verin ve CREATE butonuna tıklayın.

Önceki MSSQL tabanlı yapının ardından Oracle Workflow entegrasyonu ile süreç kararlılığı ve kapsam genişletildi.

Bu adımları tamamladıktan sonra iş akışı oluşturma sürecine devam edebilirsiniz.

Kuika platformunda Process Automation modülüne geçtiğinizde iş akışı oluşturma ekranı görüntülenir.

1. Sol Panel

Sol panelden yeni iş akışları oluşturabilir, eklenen iş akışlarına ulaşabilir, parametreler ve özel aksiyonlar tanımlayabilirsiniz.

• Processes: Yeni iş akışları oluşturma alanıdır.
• Process Parameters: İş akışları için parametre tanımlama alanıdır.
• Business Object: Form ekranlarında kullanılacak veri yapılarını tanımlama alanıdır. Örneğin, kullanıcı izin günü olarak “Permit Day” değişkenini tanımlayabilirsiniz. Bu veri, süreci başlatan kullanıcı tarafından girilmesi gereken bir bilgi ise “Is Input” olarak işaretlenen parametreler Start Process aksiyonu altında görüntülenir. 
• Internal: Mantıksal kontroller için kullanılan değişkenlerin tanımlandığı alandır.Örneğin, izin alma sürecinde kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir süreci oluşturmalısınız. Bu arka planda gerçekleşen bir işlem olduğundan, izin hakkını belirleyen bir değişken tanımlayabilirsiniz. “Progress Payment” isimli Boolean tipinde bir değişken tanımlayabilirsiniz. 

Kullanıcının izin günü hakkı varsa belirli bir path üzerinden ilerletirken, izin hakkı yoksa başka path üzerinde ilerleme yapılır. 

• Custom Actions: İş akışlarında özel aksiyonlar ekleyebileceğiniz alandır.
• Buttons: Kullanıcı etkileşimini yönetmek için özelleştirilebilir butonlar ekleyebileceğiniz alandır.

B. İş Akışı Yönetim Alanı

‍

Process Automation Araçları 

Örnek bir süreç oluşturmayı öğrenmek için Process Automation kursunu keşfedin.

Activate The Hand Tool

• İş akışı tasarım ekranında akışı sürükleyip taşımanızı sağlar. Karmaşık iş akışlarında farklı bölümlere hızlıca odaklanmak veya düzenleme yapmak için kullanılır. Tasarım esnasında hareket kabiliyeti sağlar ve kullanıcı deneyimini artırır.
  
  • Örnek: Geniş bir sipariş yönetim sürecinde, “Sipariş Onayı” adımını daha görünür kılmak için iş akışını sağa sürüklersiniz.

Activate The Lasso Tool

• Birden fazla iş akışı öğesini aynı anda seçip, toplu olarak taşıma, kopyalama veya silme işlemleri yapmanızı sağlar. Karmaşık süreçlerde zaman kazandırır ve kolaylık sunar.
  
  • Örnek: “Fatura Hazırlama”, “Ödeme Onayı” ve “Kargo Hazırlığı” adımlarını seçip hepsini topluca sola kaydırmak istersiniz.

Activate The Create/Remove Space Tool

• İş akışındaki nesneler arasında boşluk açıp kapatmanızı sağlar. Yeni adımlar eklemek için uygun alan yaratır veya gereksiz boşlukları kaldırarak alan tasarrufu yapar.
  
  • Örnek:  “Müşteri Onayı” ile “Sipariş Gönderimi” arasında yeni bir “Kalite Kontrol” adımı eklemek için araya boşluk açarsınız.

Activate The Global Connect Tool

• İş akışındaki farklı elemanları birbirine bağlamak için kullanılır. Veri veya kontrol akışının yönünü gösteren bağlantılar oluşturur.
  
  • Örnek: “Sipariş Alındı” adımından “Stok Kontrol” adımına bir ok çizerek iş akışını yönlendirirsiniz.

Create Start Event

• İş akışının başlangıç noktasını temsil eder. Süreci tetikleyen ilk adım olup, kullanıcı eylemi, sistem olayı veya zamanlayıcı olabilir. İş akışının doğru çalışması için genellikle tek bir başlangıç noktası olmalıdır.
  
  • Örnek: “Müşteri Siparişi Alındı” olayı iş akışını başlatır.

Create End Event

• İş akışının tamamlandığı ve sona erdiği noktayı belirtir. Süreç sonlanır ve gerekli ise sonuçlar kaydedilir veya bildirimler gönderilir.
  
  • Örnek: “Sipariş Tamamlandı” adımı iş akışını sonlandırır.

Create Timer Event

• Belirlenen süre sonunda veya belirli zamanlarda iş akışını tetikleyen zamanlayıcıdır. Bekleme adımı olarak kullanılır. Time Duration parametresi ile bekleme süresi ayarlanabilir. Is Interrupting seçeneği ile bekleme sırasında sürecin durdurulup durdurulmayacağı kontrol edilir.
  
  • Örnek: “Ödeme Bekle” adımında 3 gün beklenir; süre sonunda “Ödeme Hatırlatma Gönder” adımı otomatik tetiklenir.

Create Exclusive Gateway

• Koşullara göre iş akışı içinde yalnızca bir yolun seçildiği karar noktasıdır. Mantıksal ifadelerle koşullar belirlenir.
  
  • Örnek: Sipariş tutarı 1000 TL’den büyükse “Yönetici Onayı” yoluna, değilse “Standart İşlem” yoluna gidilir.

Create Inclusive Gateway 

• Belirli koşullara göre bir veya birden fazla yolun aynı anda seçilebildiği karar noktasıdır. Exclusive Gateway’den farkı, koşulların birden fazlasının aynı anda sağlanabilmesidir. Tüm uygun koşullar için paralel yollar oluşturulur.
  
  • Örnek: Siparişte hem “İade Talebi” hem de “Fatura Güncelleme” seçenekleri işaretlenmişse, iki adım da aynı anda çalıştırılır.

Create Parallel Gateway

• Paralel olarak yürütülen iş süreçlerinin başlangıcını veya birleşmesini sağlar. Görevler eşzamanlı ve bağımsız olarak devam eder.
  
  • Örnek: “Sipariş Onayı” sonrası “Paketleme” ve “Fatura Hazırlama” görevleri aynı anda başlar.

Create User Task

• Kullanıcı etkileşimi gerektiren görevlerdir. Form doldurma, onay verme gibi işlemler için kullanıcı müdahalesi gerekir.
  
  • Örnek: “Yönetici Onayı” için ilgili kişinin formu doldurup onay vermesi beklenir.

Create Task

• Sistem tarafından otomatik yürütülen görevlerdir. Manuel müdahale gerektirmeyen, entegrasyon, veri işleme veya otomatik bildirim gibi işlemler burada gerçekleşir.
  
  • Örnek: Sipariş onaylandıktan sonra otomatik olarak fatura oluşturulup müşteriye e-posta gönderilir.

Create Collapsed Sub Process

• Alt süreçleri tek bir blok altında toplayarak iş akışını daha düzenli ve okunabilir hale getirir. Detaylı alt adımlar bu blok içinde gizlenir, sadece gerektiğinde açılıp görüntülenebilir.
  
  • Örnek: “İade Süreci” için ayrı bir alt süreç tanımlanır; iş akışında tek bir blok olarak görünür ama içine girildiğinde detaylı adımlar listelenir.

Create Linked Process

• Mevcut sürecin başka bir süreçle doğrudan bağlantı kurmasını sağlar. Böylece farklı süreçler arasında entegrasyon yapılır ve iş akışı bütünsel şekilde yönetilir.
  
  • Örnek: “Sipariş Yönetimi” sürecinden “Faturalandırma Süreci”ne doğrudan bağlantı vererek adımlar arası geçiş sağlanır.

Tasarım Alanı (Canvas)

Canvas üzerinde iş akışınızı oluştururken, öğeleri eklemek, düzenlemek ve birbirine bağlamak için çeşitli araçlar sunulur. Her bir aracın işlevi ve kullanım örnekleri aşağıda açıklanmıştır:

Appended End Event

Seçili bir öğeye doğrudan bir End Event (Bitiş Olayı) eklemenizi sağlar. Bu özellik sayesinde iş akışını hızlıca sonlandırabilirsiniz.

• Örnek: Bir “Sipariş İptal” adımına sağ tıkladığınızda çıkan menüden Appended End Event seçilerek, iptalin iş akışını sonlandırması sağlanabilir.

Append Text Annotation

Seçili öğeye açıklama kutusu eklemenizi sağlar. Açıklamalar, iş akışı mantığını daha anlaşılır hale getirir ve ekip içi iletişimi kolaylaştırır.

• Örnek: “Kalite Kontrol” adımına "Ürün görsel olarak kontrol edilir" notu ekleyerek, bu adımın amacı hakkında bilgi verebilirsiniz.

Create Task

Seçili öğeye bir görev (task) eklemenizi sağlar. Bu görev sistem tarafından otomatik yürütülebilecek bir işlem olabilir.

• Örnek: “Müşteri Kaydı” adımından sonra “CRM’e Aktar” adımı ekleyerek, verinin sisteme otomatik kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.

Create Exclusive Gateway

Seçili öğeden sonra bir karar noktası (Exclusive Gateway) eklemenizi sağlar. Bu adım, belirli koşullara göre iş akışının yönünü değiştirir.

• Örnek: “Ödeme Durumu” kontrolünden sonra, “Ödeme Tamamlandı mı?” karar adımı eklenerek farklı yollar çizilebilir.

Change Type

Seçili elementin türünü değiştirme imkânı sunar. Bu, tasarım sürecinde yanlış seçilen elementin yeniden oluşturulmasını gerektirmeden dönüştürülmesini sağlar.

• Örnek: Bir “Task” öğesini yanlışlıkla standart görev olarak eklediyseniz, bunu “User Task”’a dönüştürerek kullanıcı etkileşimi gereken bir adım haline getirebilirsiniz.

Remove

Seçili olan element(ler)i silmenizi sağlar. Hatalı veya gereksiz adımları hızlıca temizlemek için kullanılır.

• Örnek: İşlevsiz kalan “Manuel Kontrol” adımını seçip Remove komutu ile silebilirsiniz.

Connect Using Sequence Flow / Message Flow / Association

Öğeler arasında bağlantı kurmak için kullanılır.

• Sequence Flow: Süreç akışını gösterir.
• Message Flow: Farklı havuzlar (pool) veya katmanlar (lane) arasında mesaj iletişimi sağlar.
• Association: Bilgi ekleriyle öğeler arasında ilişkiler kurar, örneğin form ve açıklamalarla bağ kurmak için kullanılır.
• Örnek: “Fatura Oluştur” adımı ile “Fatura Gönder” adımı arasında bir Sequence Flow çizerek işin akışını belirtebilirsiniz. Ayrıca bir Text Annotation ile açıklama ekleyip bunu Association ile “Fatura Oluştur” adımına bağlayabilirsiniz.

C. Workflow Designer ve Tasarım Alanı (Canvas)

Canvas, iş akışının görsel olarak oluşturulduğu ana çalışma alanıdır. Süreç adımları, Gateway’ler ve Event’ler bu alan üzerinde konumlandırılır ve birbirine bağlanır.

Workflow Designer Validation (Kural Kontrolleri)

Workflow Designer, BPMN diyagramlarının hem BPMN standartlarına hem de Kuika platform kurallarına uygunluğunu anlık olarak kontrol eder. Bu doğrulama mekanizması, tasarım aşamasında hatalı veya eksik yapıların erken fark edilmesini sağlar.

• Process Automation ekranının sol alt köşesinde bulunan toggle ile hata ve uyarıların görünürlüğü kontrol edilir.
• Kurallara aykırı elementlerde:
  
  • Yalnızca uyarı varsa warning (ünlem) ikonu,
  • Hata varsa veya hata ve uyarı birlikteyse error (çarpı) ikonu gösterilir.
• İmleç ikonun üzerine getirildiğinde, ihlal edilen kural tooltip olarak görüntülenir.

Kontrol Edilen Kurallar

• Exclusive Gateway’lerde varsayılan path ve koşul zorunluluğu
• Parallel ve Inclusive Gateway kollarının aynı tipte join Gateway’de birleşmesi
• Gateway’lerin split olarak tek çıkışlı kullanılmaması
• Task ve User Task adımlarının boş veya yalnızca whitespace label’a sahip olmaması
• Her node’un en az bir incoming veya outgoing bağlantısının bulunması
• Her User Task için bir ekran atanması
• Diyagramda en az bir Start Event ve End Event bulunması

Bu doğrulama mantığı preview ve export aşamalarında da aynı şekilde uygulanır.

D. Process Automation Properties Paneli

• Process Description: İş sürecinin açıklamasıdır.
• Process Due: Sürecin tamamlanma süresi.
• Lane: Kullanıcı görevlerini ayırmak ve yetkilendirmeler yapmak için kullanılan alan.
• Assignment: Görev atamalarının yapıldığı alandır. Bu bölümde, adımın hangi kullanıcıya veya kullanıcı gruplarına yönlendirileceği belirlenir.
  
  • Type Seçenekleri
    
    • Everyone: Bu seçenek seçildiğinde görev, görev havuzuna düşer. Tüm kullanıcılar bu görevi görebilir; isteyen kullanıcı görevi üzerine alarak tamamlayabilir.
    • Role: Görev, sistemde tanımlı belirli bir role atanır. Role ataması yapabilmek için “Choose Role” alanından uygun rol seçilir. Görselde görüldüğü gibi rol listesinde mevcut roller görüntülenir ve + Add New Role seçeneği ile yeni bir rol oluşturulabilir.
    • Dynamic Assignment: Süreç değişkenleri ile bağlantılı atamalar yapmayı sağlar.
    • External Users: Uygulama dışındaki harici kullanıcıların görevlere atanmasını sağlar. Örneğin müşteriler, taşeron firmalar veya misafir kullanıcıların bir adımı tamamlaması gerektiğinde kullanılır.
• Happy Path: Sürecin ideal koşullar altında hatasız tamamlandığı akışı ifade eder. Process Instance içerisinde Happy Path bilgisi, süreç durumu yönetimini kolaylaştırmak amacıyla Status alanı olarak ele alınır. Process bilgisi dönen tüm modellerde bu alan standart olarak sunulur ve kullanıcıların sürecin mevcut durumunu merkezi ve tutarlı şekilde yönetebilmesine olanak tanır.
• Version History: İş akışlarının eski versiyonlarını yönetmeyi sağlar.

Mobil uygulamada versiyon geçmişi görüntülenebilir, ancak versiyonlar web üzerinden kaydedilmektedir.

Recurring Step (Zamanlanmış Adımlar)

Recurring Step, belirli bir Task veya User Task üzerine eklenen Timer Boundary Event aracılığıyla tanımlanır. Bu yapı sayesinde ilgili adım, tanımlanan zaman aralıklarında otomatik olarak tekrar çalıştırılabilir ya da belirli bir sürenin dolmasının ardından süreç alternatif bir akışa yönlendirilebilir.

Buna ek olarak Timer Event, sürecin içerisinde bağımsız bir adım olarak da kullanılabilir. Bu kullanım Timer Intermediate Event olarak adlandırılır. Timer Intermediate Event, sürecin ilgili noktada tanımlı bir süre boyunca beklemesini sağlar ve süre tamamlandığında bir sonraki adıma geçilmesine olanak tanır.

Kullanım Alanı:

• Görev belirli bir sürede tamamlanmadığında hatırlatma e-postası veya bildirim gönderimi
• Periyodik olarak çalışan görevlerin (örneğin günlük rapor, haftalık kontrol) tetiklenmesi
• Kullanıcının geciktirdiği adımlarda sürecin alternatif bir path üzerinden devam etmesi

Teknik Özellikler:

• Timer Boundary Event seçilerek görev öğesine bağlanır.
• Timer Duration alanından bekleme süresi (dakika, saat, gün) belirlenir.
• Is Interrupting seçeneği aktifse, süre dolduğunda ana akış durdurularak timer path’i çalıştırılır.
• Pasifse (non-interrupting), ana akış devam ederken timer path paralel olarak yürütülür.

Kuika’nın Process Automation modülünde, iş süreçlerini yönetmek ve otomatikleştirmek için Workflow Screen oluşturma paneli kullanılır. Bu panel, iş sürecinizi oluşturmanızı, süreçleri tanımlamanızı ve süreç akışlarını görselleştirmenizi sağlar.

1. İş sürecinize Create User Task elementini eklemek için ekranın uygun alanına sürükleyin.

2. Sağ kenardaki Properties panelinde, No screen set for step yet başlığı yanındaki ikona tıklayın.

3. Açılan Workflow Screens-Forms ekranında uygulamanız için gerekli ekranları ekleyin.

4. CREATE butonuna tıklayın ve açılan ekranda ilgili alanları doldurun.

5. Workflow Screen Paneli, No screen set for step yet alanında ve UI Design panelinde görüntülenecektir.
6. UI Design panelinde Create User Task elementinin üzerine sağ tıklayın ve Add Screen seçeneğini seçin.
7. Daha önce oluşturduğunuz ekranı seçin ve onaylayın.‍
8. Save butonuna tıklayarak ekran oluşturma işlemini tamamlayın.

Vekalet Sistemi, bir kullanıcının kendi üzerindeki görevleri, yokluğunda başka bir ekip üyesine devretmesini sağlayan bir sistemdir. Örneğin, izin süreçlerinin yönetildiği bir uygulamada, yöneticinin izinde olması durumunda, çalışanının izninin onay beklemeden ilerleyebilmesi için vekalet sistemi devreye girer. Yönetici, yerine bir vekil atayarak süreçlerin aksamadan devam etmesini sağlar.

Vekalet sistemi sayesinde atanan vekil, yöneticinin iş süreçlerini onun adına görüntüleyebilir ve yönetebilir. Bu sistem, süreçleri daha verimli hale getirir ve iş sürekliliğini sağlar. Process Automation içerisinde, kullanıcı kendisine vekil atayarak işlerinin vekil tarafından yönetilmesini sağlayabilir.

Vekalet Sistemi Nasıl Çalışır?

• Vekalet sistemi, uygulamanın çıktısında yer alır; doğrudan geliştirme sürecine dahil değildir, ancak bir seçenek olarak eklenebilir.
• Kullanıcılar, ihtiyaçlarına göre bu sistemi uygulamalarına entegre edebilir.
• Kuika Process Automation aksiyonları arasında Get Agent ve Set Agent aksiyonları bulunur. Bu aksiyonlar, kullanıcı üzerindeki vekalet işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
• Bir kullanıcıya yalnızca bir vekil atanabilir. Örneğin, Admin, User 1’e vekalet verdiyse, User 1 aynı anda başka bir vekalet alamaz.

Bu sistem, süreçlerin aksamadan devam etmesini sağlarken, vekalet atamalarının düzenli yönetilmesine yardımcı olur.

Kuika'nın Process Automation modülü, iş süreçlerini hızlandırmak ve verimliliği artırmak için güçlü bir otomasyon çözümü sunar. Bu modül sayesinde manuel işlemleri en aza indirerek süreçlerinizi optimize edebilir, zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilirsiniz. Süreçlerinizi daha etkin yönetmek ve iş akışlarınızı verimli hale getirmek için Process Automation modülünü kullanabilirsiniz.