Process Automation oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edin:

1. Kuika platformuna giriş yapın ve Apps ekranından çalışacağınız projeyi açın.
2. Process Automation modülüne tıklayın.

Açılan Process Automation ana ekranı şu öğelerden oluşur:

Create a Blank Kartı

Sayfanın en üstünde yer alan Create a blank kartı, yeni bir süreç oluşturmanın başlangıç noktasıdır. "+" ikonuna tıklandığında; bir start event, bir örnek adım (sample step) ve bir end event içeren boş bir diyagramla süreç başlatılır.

Süreç Listesi ve Filtreleme

Kartın altında, projenizdeki mevcut süreçlerin listelendiği bir tablo yer alır. Bu tabloya üç sekmeden erişilebilir:

• All Processes: Projedeki tüm süreçlerin listelendiği varsayılan görünüm.
• Recently Viewed: En son görüntülenen süreçlerin listelendiği görünüm.
• Process Templates (Beta): Hazır şablonlardan süreç oluşturmayı sağlayan, beta aşamasındaki görünüm.

Listenin sağ üstünde iki filtreleme/sıralama seçeneği bulunur:

• Status: Süreçleri durumlarına göre filtrelemeyi sağlayan açılır liste.
• Sort by: Süreçleri belirli bir kritere göre sıralamayı sağlayan açılır liste.

Ayrıca bir arama kutusu ile süreç adına göre hızlı arama yapılabilir.

Süreç Listesi Sütunları

Tablo şu sütunlardan oluşur:

• Name: Sürecin adı.
• Status: Sürecin mevcut durumu.
• Last Updated: Sürecin en son güncellendiği tarih.
• Updated by: Süreci en son güncelleyen kullanıcı.
• Created by: Süreci oluşturan kullanıcı.

Tablonun altında, listede birden fazla sayfa varsa geçiş yapmayı sağlayan ileri/geri ok butonları yer alır.

Henüz hiç süreç oluşturulmadıysa, tablo alanında "No processes yet — Create a blank process or start from a template." mesajı görüntülenir.

Yeni Süreç Oluşturma

3. Yeni bir süreç oluşturmak için Create a blank kartına tıklayın.
4. Açılan diyagram ekranında sürecinize bir isim verin (örn. "New Process 1").

Önceki MSSQL tabanlı yapının ardından Oracle Workflow entegrasyonu ile süreç kararlılığı ve kapsam genişletildi.

Bir süreç oluşturduğunuzda diyagram ekranı dört sekmeden oluşur: Diagram, Parameters, Forms, Version History.

Diagram Sekmesi

Sürecin BPMN diyagramının görsel olarak tasarlandığı ana çalışma alanıdır (Canvas). Sağ panelde sürece ait genel bilgiler yer alır:

• Process Description: Sürecin amacını açıklayan metin alanı.
• Process Due: Sürecin tamamlanması gereken süreyi (gün, saat vb. birim seçilebilir) belirlediğiniz alan.

Parameters Sekmesi

Sürece ait değişkenlerin (parametrelerin) tanımlandığı sekmedir. Başlıkta Process Parameters yazar; sağ üstte DISCARD ve SAVE CHANGES butonları bulunur.

Parametre listesi üç filtreyle görüntülenebilir: All, Business Object, Internal. Sağ üstteki MANAGE DATA TYPES butonuyla özel veri tipleri yönetilebilir; arama kutusuyla parametreler filtrelenebilir.

Parameter Columns listesinde her parametre için şu bilgiler yer alır:

• Parameter Name: Parametrenin adı (serbest metin girişi).
• Data Type: Parametrenin veri tipi ("Choose data type.." açılır listesinden seçilir).
• Array: Parametrenin dizi (array) olup olmadığını belirleyen açma/kapama seçeneği.
• Parameter Type: Parametrenin tipi — Internal veya Business Object olabilir.
• Input: Parametrenin, süreci başlatan kullanıcı tarafından girilmesi gereken bir bilgi olup olmadığını belirtir.
• Output: Parametrenin süreç sonucunda dışarıya döndürülüp döndürülmeyeceğini belirtir.
• Default: Parametrenin varsayılan değeri.

Yeni bir parametre eklemek için tablodaki boş satıra parametre adı girilmesi yeterlidir; parametre tanımlandıkça yeni bir boş satır otomatik olarak eklenir.

Örneğin, kullanıcı izin günü olarak "Permit Day" değişkenini tanımlayabilirsiniz. Bu veri, süreci başlatan kullanıcı tarafından girilmesi gereken bir bilgi ise, Input işaretlenen parametreler Start Process aksiyonu altında görüntülenir.

Internal tipteki parametreler, mantıksal kontroller için kullanılır. Örneğin, izin alma sürecinde kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir süreç oluşturmalısınız. Bu arka planda gerçekleşen bir işlem olduğundan, izin hakkını belirleyen bir değişken tanımlayabilirsiniz — örneğin "Progress Payment" isimli Boolean tipinde bir değişken.

Kullanıcının izin günü hakkı varsa belirli bir path üzerinden ilerletirken, izin hakkı yoksa başka path üzerinde ilerleme yapılır.

Forms Sekmesi

Sürece bağlı kullanıcı ekranlarının (form alanları) ve kullanıcı etkileşimlerinin (butonların) yönetildiği sekmedir. Workflow Screens ve Interactions olmak üzere iki alt sekmeden oluşur. Detaylı içerik için bkz. aşağıdaki "G. Forms Paneli: Workflow Screens ve Interactions" bölümü.

Version History Sekmesi

Sürecin geçmiş versiyonlarının listelendiği sekmedir. Başlığın altında, versiyonlamanın mantığını açıklayan bir not yer alır: her export işlemi bir workflow versiyonu oluşturur; preview build'ler ise export edildikleri versiyonun içine dahil edilir (collapse edilir).

Sağ üstteki arama kutusuyla versiyon adı veya açıklamasına göre filtreleme yapılabilir.

Her versiyon kaydında şu bilgiler yer alır:

• Version: Versiyon numarası/adı.
• Date & Time: Versiyonun oluşturulduğu tarih ve saat.
• Exported by: Versiyonu export eden kullanıcı.
• Description: Versiyona ait açıklama.
• Status: Versiyonun durumu.
• Actions: Versiyona ait işlemler (örn. geri yükleme, görüntüleme).

Henüz hiç versiyon export edilmemişse "No versions exported yet. Exporting this process creates its first version." mesajı görüntülenir.

Mobil uygulamada versiyon geçmişi görüntülenebilir, ancak versiyonlar web üzerinden kaydedilmektedir.

C. Process Automation Araçları

Diyagram ekranının sol tarafında yer alan araç çubuğu, 5 gruba ayrılmış bir yapıya sahiptir. İkonlardan birine tıkladığınızda, o gruba ait öğeleri gösteren bir panel açılır:

Activities (Aktiviteler)

• User Task: Kullanıcı etkileşimi gerektiren görevlerdir. Form doldurma, onay verme gibi işlemler için kullanıcı müdahalesi gerekir. Örnek: "Yönetici Onayı" için ilgili kişinin formu doldurup onay vermesi beklenir.
• System Task: Sistem tarafından otomatik yürütülen görevlerdir. Manuel müdahale gerektirmeyen, entegrasyon, veri işleme veya otomatik bildirim gibi işlemler burada gerçekleşir. Örnek: Sipariş onaylandıktan sonra otomatik olarak fatura oluşturulup müşteriye e-posta gönderilir.
• Subprocess: Alt süreçleri tek bir blok altında toplayarak iş akışını daha düzenli ve okunabilir hale getirir. Detaylı alt adımlar bu blok içinde gizlenir, sadece gerektiğinde açılıp görüntülenebilir. Örnek: "İade Süreci" için ayrı bir alt süreç tanımlanır; iş akışında tek bir blok olarak görünür ama içine girildiğinde detaylı adımlar listelenir.
• Linked Process: Mevcut sürecin başka bir süreçle doğrudan bağlantı kurmasını sağlar. Böylece farklı süreçler arasında entegrasyon yapılır ve iş akışı bütünsel şekilde yönetilir. Örnek: "Sipariş Yönetimi" sürecinden "Faturalandırma Süreci"ne doğrudan bağlantı vererek adımlar arası geçiş sağlanır.

Gateways (Karar Noktaları)

• Exclusive Gateway: Koşullara göre iş akışı içinde yalnızca bir yolun seçildiği karar noktasıdır. Mantıksal ifadelerle koşullar belirlenir. Örnek: Sipariş tutarı 1000 TL'den büyükse "Yönetici Onayı" yoluna, değilse "Standart İşlem" yoluna gidilir.
• Parallel Gateway: Paralel olarak yürütülen iş süreçlerinin başlangıcını veya birleşmesini sağlar. Görevler eşzamanlı ve bağımsız olarak devam eder. Örnek: "Sipariş Onayı" sonrası "Paketleme" ve "Fatura Hazırlama" görevleri aynı anda başlar.
• Inclusive Gateway: Belirli koşullara göre bir veya birden fazla yolun aynı anda seçilebildiği karar noktasıdır. Exclusive Gateway'den farkı, koşulların birden fazlasının aynı anda sağlanabilmesidir. Örnek: Siparişte hem "İade Talebi" hem de "Fatura Güncelleme" seçenekleri işaretlenmişse, iki adım da aynı anda çalıştırılır.

Events (Olaylar)

• Start Event: İş akışının başlangıç noktasını temsil eder. Süreci tetikleyen ilk adım olup, kullanıcı eylemi, sistem olayı veya zamanlayıcı olabilir. İş akışının doğru çalışması için genellikle tek bir başlangıç noktası olmalıdır. Örnek: "Müşteri Siparişi Alındı" olayı iş akışını başlatır.
• End Event: İş akışının tamamlandığı ve sona erdiği noktayı belirtir. Süreç sonlanır ve gerekli ise sonuçlar kaydedilir veya bildirimler gönderilir. Örnek: "Sipariş Tamamlandı" adımı iş akışını sonlandırır.
• Timer Event: Belirlenen süre sonunda veya belirli zamanlarda iş akışını tetikleyen zamanlayıcıdır. Bekleme adımı olarak kullanılır. Time Duration parametresi ile bekleme süresi ayarlanabilir. Is Interrupting seçeneği ile bekleme sırasında sürecin durdurulup durdurulmayacağı kontrol edilir. Örnek: "Ödeme Bekle" adımında 3 gün beklenir; süre sonunda "Ödeme Hatırlatma Gönder" adımı otomatik tetiklenir.

Tools (Araçlar)

• Hand Tool (pan): İş akışı tasarım ekranında akışı sürükleyip taşımanızı sağlar. Karmaşık iş akışlarında farklı bölümlere hızlıca odaklanmak veya düzenleme yapmak için kullanılır. Tasarım esnasında hareket kabiliyeti sağlar ve kullanıcı deneyimini artırır. Örnek: Geniş bir sipariş yönetim sürecinde, "Sipariş Onayı" adımını daha görünür kılmak için iş akışını sağa sürüklersiniz.
• Lasso Select: Birden fazla iş akışı öğesini aynı anda seçip, toplu olarak taşıma, kopyalama veya silme işlemleri yapmanızı sağlar. Karmaşık süreçlerde zaman kazandırır ve kolaylık sunar. Örnek: "Fatura Hazırlama", "Ödeme Onayı" ve "Kargo Hazırlığı" adımlarını seçip hepsini topluca sola kaydırmak istersiniz.
• Space Tool: İş akışındaki nesneler arasında boşluk açıp kapatmanızı sağlar. Yeni adımlar eklemek için uygun alan yaratır veya gereksiz boşlukları kaldırarak alan tasarrufu yapar. Örnek: "Müşteri Onayı" ile "Sipariş Gönderimi" arasında yeni bir "Kalite Kontrol" adımı eklemek için araya boşluk açarsınız.
• Connect Tool: İş akışındaki farklı elemanları birbirine bağlamak için kullanılır. Veri veya kontrol akışının yönünü gösteren bağlantılar oluşturur. Örnek: "Sipariş Alındı" adımından "Stok Kontrol" adımına bir ok çizerek iş akışını yönlendirirsiniz.

Happy Path

• Happy Path Phase: Sürecin ana/beklenen akışını (happy path) canvas üzerinde ayrı bir aşama/şerit olarak görsel şekilde gruplamanızı sağlar. Böylece istisna veya alternatif senaryolardan ayrışan ana akış daha okunabilir hale gelir.

D. Workflow Designer ve Tasarım Alanı (Canvas)

Canvas, iş akışının görsel olarak oluşturulduğu ana çalışma alanıdır. Süreç adımları, Gateway'ler ve Event'ler bu alan üzerinde konumlandırılır ve birbirine bağlanır.

Canvas Üzerinde Öğe Seçimi (Contextual Toolbar)

Canvas üzerinde bir öğeyi seçtiğinizde, öğenin hemen yanında küçük bir araç menüsü (contextual toolbar) açılır. Bu menü iki satırdan oluşur ve öğeler eklemek, düzenlemek veya bağlamak için hızlı erişim sağlar:

Üst satır — Ekleme araçları:

• Appended End Event (daire ikonu): Seçili bir öğeye doğrudan bir End Event (Bitiş Olayı) eklemenizi sağlar. Bu özellik sayesinde iş akışını hızlıca sonlandırabilirsiniz. Örnek: Bir "Sipariş İptal" adımına tıkladığınızda çıkan menüden bu ikon seçilerek, iptalin iş akışını sonlandırması sağlanabilir.
• Append Text Annotation (eğik çizgi/not ikonu): Seçili öğeye açıklama kutusu eklemenizi sağlar. Açıklamalar, iş akışı mantığını daha anlaşılır hale getirir ve ekip içi iletişimi kolaylaştırır. Örnek: "Kalite Kontrol" adımına "Ürün görsel olarak kontrol edilir" notu ekleyerek, bu adımın amacı hakkında bilgi verebilirsiniz.
• Create Task (dikdörtgen ikonu): Seçili öğeye bir görev (task) eklemenizi sağlar. Bu görev sistem tarafından otomatik yürütülebilecek bir işlem olabilir. Örnek: "Müşteri Kaydı" adımından sonra "CRM'e Aktar" adımı ekleyerek, verinin sisteme otomatik kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.
• Create Exclusive Gateway (eşkenar dörtgen ikonu): Seçili öğeden sonra bir karar noktası (Exclusive Gateway) eklemenizi sağlar. Bu adım, belirli koşullara göre iş akışının yönünü değiştirir. Örnek: "Ödeme Durumu" kontrolünden sonra, "Ödeme Tamamlandı mı?" karar adımı eklenerek farklı yollar çizilebilir.

Alt satır — Düzenleme araçları:

• Change Type (anahtar/wrench ikonu): Seçili elementin türünü değiştirme imkânı sunar. Bu, tasarım sürecinde yanlış seçilen elementin yeniden oluşturulmasını gerektirmeden dönüştürülmesini sağlar. Örnek: Bir "Task" öğesini yanlışlıkla standart görev olarak eklediyseniz, bunu "User Task"'a dönüştürerek kullanıcı etkileşimi gereken bir adım haline getirebilirsiniz.
• Remove (çöp kutusu ikonu): Seçili olan element(ler)i silmenizi sağlar. Hatalı veya gereksiz adımları hızlıca temizlemek için kullanılır. Örnek: İşlevsiz kalan "Manuel Kontrol" adımını seçip bu ikonla silebilirsiniz.
• Connect Using Sequence Flow / Message Flow / Association (ok ikonu): Öğeler arasında bağlantı kurmak için kullanılır.
• Sequence Flow: Süreç akışını gösterir.
• Message Flow: Farklı havuzlar (pool) veya katmanlar (lane) arasında mesaj iletişimi sağlar.
• Association: Bilgi ekleriyle öğeler arasında ilişkiler kurar, örneğin form ve açıklamalarla bağ kurmak için kullanılır. Örnek: "Fatura Oluştur" adımı ile "Fatura Gönder" adımı arasında bir Sequence Flow çizerek işin akışını belirtebilirsiniz. Ayrıca bir Text Annotation ile açıklama ekleyip bunu Association ile "Fatura Oluştur" adımına bağlayabilirsiniz.

Workflow Designer Validation (Kural Kontrolleri)

Workflow Designer, BPMN diyagramlarının hem BPMN standartlarına hem de Kuika platform kurallarına uygunluğunu anlık olarak kontrol eder. Bu doğrulama mekanizması, tasarım aşamasında hatalı veya eksik yapıların erken fark edilmesini sağlar.

Process Automation ekranının sol alt köşesinde bulunan toggle ile hata ve uyarıların görünürlüğü kontrol edilir.

Kurallara aykırı elementlerde:

• Yalnızca uyarı varsa warning (ünlem) ikonu,
• Hata varsa veya hata ve uyarı birlikteyse error (çarpı) ikonu gösterilir.

İmleç ikonun üzerine getirildiğinde, ihlal edilen kural tooltip olarak görüntülenir.

Kontrol Edilen Kurallar:

• Exclusive Gateway'lerde varsayılan path ve koşul zorunluluğu
• Parallel ve Inclusive Gateway kollarının aynı tipte join Gateway'de birleşmesi
• Gateway'lerin split olarak tek çıkışlı kullanılmaması
• Task ve User Task adımlarının boş veya yalnızca whitespace label'a sahip olmaması
• Her node'un en az bir incoming veya outgoing bağlantısının bulunması
• Her User Task için bir ekran atanması
• Diyagramda en az bir Start Event ve End Event bulunması

Bu doğrulama mantığı preview ve export aşamalarında da aynı şekilde uygulanır.

Süreç Verilerine SQL ile Erişim

Process Automation modülünde yürütülen süreçlere ait veriler; bekleyen işler, görev geçmişi, süreç özeti ve kullanıcı yükü gibi bilgiler SQL View'lar aracılığıyla sorgulanabilir. Bu View'lar sayesinde harici sorgulardan join işlemi yapılabilir; süreç verileri diğer uygulama verileriyle birleştirilerek raporlama, analiz ve izleme senaryolarında kullanılabilir.

Örnek kullanım alanları:

• Kullanıcı bazlı bekleyen görev sayısının diğer tablolarla birleştirilerek raporlanması
• Görev geçmişinin dış sistemlere veya özet ekranlara aktarılması
• Departman veya role göre kullanıcı yükü analizinin yapılması

E. Process Automation Properties Paneli

Canvas üzerinde bir adımı (örn. bir User Task veya System Task) seçtiğinizde, sağ panelde o adıma özel ayarların yer aldığı bir panel açılır. Bu panel Properties ve Advanced olmak üzere iki sekmeden oluşur.

Properties Sekmesi

• Screen: Adıma bağlı ekranı gösterir. "OPEN" bağlantısına tıklayarak ilgili ekranı doğrudan açabilirsiniz.
• Description: Adımın açıklamasının girildiği alandır. Açıklama içinde @ işaretiyle başlayarak süreç parametrelerini (process parameters) doğrudan referans gösterebilirsiniz.
• Assignment: Görev atamalarının yapıldığı alandır.
• Type: Görevin kime atanacağını belirler (Everyone, Role, Dynamic Assignment, External Users — bkz. aşağıdaki Type Seçenekleri).
• Use Lane: Atamanın, diyagramdaki lane (şerit) yapısını kullanıp kullanmayacağını belirleyen açma/kapama seçeneğidir.
• Step Outputs: Adımın süreç devam ederken geri yazacağı parametrelerin eşlendiği alandır. "+" ikonuyla yeni bir output eklenebilir; henüz eşleme yapılmadıysa "No outputs mapped yet" mesajı görüntülenir.
• User Interactions: Adıma ait kullanıcı etkileşimlerinin listelendiği alandır. Bu etkileşimler doğrudan bu panelden değil, Forms → Interactions sekmesinden yönetilir. Henüz tanımlanmış bir etkileşim yoksa "No interactions yet" mesajı görüntülenir ve "Manage in Interactions tab" bağlantısıyla ilgili sekmeye geçilebilir.

Advanced Sekmesi

• Due: Adımın tamamlanması gereken süredir (örn. 1 Days). Birim olarak gün, saat vb. seçilebilir.
• Pre Actions: Adım oluşturulduğunda (step creation) otomatik olarak çalıştırılacak özel aksiyonların tanımlandığı alandır. "+ ADD ACTION" ile yeni bir aksiyon eklenebilir.
• Notification: Adımla ilgili bildirim gönderilip gönderilmeyeceğinin (Send: açık/kapalı) ayarlandığı alandır.

Type Seçenekleri

• Everyone: Bu seçenek seçildiğinde görev, görev havuzuna düşer. Tüm kullanıcılar bu görevi görebilir; isteyen kullanıcı görevi üzerine alarak tamamlayabilir.
• Role: Görev, sistemde tanımlı belirli bir role atanır. Role ataması yapabilmek için "Choose Role" alanından uygun rol seçilir. Rol listesinde mevcut roller görüntülenir ve "+ Add New Role" seçeneği ile yeni bir rol oluşturulabilir.
• Dynamic Assignment: Süreç değişkenleri ile bağlantılı atamalar yapmayı sağlar.
• External Users: Uygulama dışındaki harici kullanıcıların görevlere atanmasını sağlar. Örneğin müşteriler, taşeron firmalar veya misafir kullanıcıların bir adımı tamamlaması gerektiğinde kullanılır.

Recurring Step (Zamanlanmış Adımlar)

Recurring Step, belirli bir Task veya User Task üzerine eklenen Timer Boundary Event aracılığıyla tanımlanır. Bu yapı sayesinde ilgili adım, tanımlanan zaman aralıklarında otomatik olarak tekrar çalıştırılabilir ya da belirli bir sürenin dolmasının ardından süreç alternatif bir akışa yönlendirilebilir.

Buna ek olarak Timer Event, sürecin içerisinde bağımsız bir adım olarak da kullanılabilir. Bu kullanım Timer Intermediate Event olarak adlandırılır. Timer Intermediate Event, sürecin ilgili noktada tanımlı bir süre boyunca beklemesini sağlar ve süre tamamlandığında bir sonraki adıma geçilmesine olanak tanır.

Kullanım Alanı:

• Görev belirli bir sürede tamamlanmadığında hatırlatma e-postası veya bildirim gönderimi
• Periyodik olarak çalışan görevlerin (örneğin günlük rapor, haftalık kontrol) tetiklenmesi
• Kullanıcının geciktirdiği adımlarda sürecin alternatif bir path üzerinden devam etmesi

Teknik Özellikler:

• Timer Boundary Event seçilerek görev öğesine bağlanır.
• Timer Duration alanından bekleme süresi (dakika, saat, gün) belirlenir.
• Is Interrupting seçeneği aktifse, süre dolduğunda ana akış durdurularak timer path'i çalıştırılır.
• Pasifse (non-interrupting), ana akış devam ederken timer path paralel olarak yürütülür.

Exclusive Gateway

Bu araç, iş akışındaki işlemlerin koşul ve sıralamasını belirlemenizi sağlar. Gateway'in amacı, birden fazla olası yol arasından yalnızca bir tanesinin, tanımlı koşullara göre seçilerek çalıştırılmasıdır. Böylece süreç, farklı senaryolara göre dallanabilir.

"None" seçeneği altında bulunan Symbol Picker ile parametre panelinde tanımlanmış değişkenler çağrılarak koşullarda kullanılabilir. Bu değişkenler, string, number, boolean, datetime gibi farklı veri tiplerinde olabilir. Symbol Picker aracılığıyla seçilen parametre, Select Box içinde belirlenen bir karşılaştırma operatörüyle (örneğin equals, not equals, greater than, less than, contains gibi) değerlendirilir. Koşul doğruysa, bu koşula bağlı çıkış path'i çalıştırılır.

Bir Exclusive Gateway üzerinde birden fazla çıkış tanımlanabilir. Tanımlanan bu çıkışlardan biri "Will execute otherwise" seçeneği ile varsayılan yol olarak belirlenmelidir. Bu yol, yukarıdan aşağıya sıralanan diğer koşulların hiçbirinin sağlanmaması durumunda devreye girer. Eğer bu alan için örneğin "Yes" seçilirse, iş akışında ilk kontrol edilen path "No" olarak değerlendirilir. Sıralama önemlidir; çünkü sistem, koşulları yukarıdan aşağıya doğru değerlendirir ve ilk doğru olan koşuldan sonraki yolları kontrol etmez. Koşullar sürükle-bırak yöntemiyle yeniden sıralanabilir.

Koşulların doğruluk sırası süreç davranışını doğrudan etkiler. En genel koşul en alta, en özel koşul ise en üste yerleştirilmelidir. Aksi takdirde tüm koşullar sağlanamadığında beklenmeyen bir path çalışabilir. Her çıkış path'ine bir koşul eklenmesi önerilir. Ancak en az bir path mutlaka "Will execute otherwise" olarak ayarlanmalı, böylece tüm koşullar başarısız olduğunda sürecin ilerleyeceği yol net olarak belirlenmelidir.

Bu araca, sol araç panelindeki Gateways grubundan erişilir.

Inclusive Gateway

Birden fazla koşulun aynı anda sağlanabildiği durumlarda, iş akışını paralel şekilde dallandırmak için kullanılır. Inclusive Gateway, Exclusive Gateway'den farklı olarak, koşulların birden fazlası aynı anda doğruysa, bu koşullara bağlı tüm yolların aynı anda tetiklenmesini sağlar.

Her çıkış path'i için bağımsız koşullar tanımlanabilir. Koşullar Symbol Picker aracılığıyla parametre panelinde yer alan değişkenler kullanılarak oluşturulur. Değerlendirme işlemi sırasında sistem, tüm koşulları birbirinden bağımsız şekilde inceler. Bu nedenle birden fazla koşul "true" dönerse, bu path'lerin tümü aynı anda çalıştırılır.

Inclusive Gateway üzerinde de en az bir path, "Will execute otherwise" olarak belirlenmelidir. Bu seçenek, tanımlanan diğer koşulların hiçbirinin sağlanmadığı durumda sürecin kesilmeden devam etmesini garanti eder.

Inclusive Gateway, iş akışı senaryolarında esnek paralel yürütme sağlar. Örneğin, bir sipariş sürecinde hem "Fatura Güncelleme" hem de "İade Talebi" koşulları aynı anda sağlanıyorsa, sistem her iki süreci de eşzamanlı olarak başlatabilir.

Inclusive Gateway, iş süreçlerinin koşullara göre dinamik olarak dallanmasını ve aynı anda birden fazla işlemin başlatılmasını mümkün kılar.

Bu araca, sol araç panelindeki Gateways grubundan erişilir.

Parallel Gateway

İş akışında aynı anda yürütülmesi gereken birden fazla görevin paralel olarak başlatılmasını veya paralel yolların birleşmesini sağlar. Koşula bağlı değildir; bu nedenle tüm çıkış path'leri eşzamanlı olarak tetiklenir.

Parallel Gateway genellikle iki amaçla kullanılır:

• Split (Ayrışma): Tek bir süreç noktasından birden fazla paralel akışın başlatılması.
• Join (Birleşme): Farklı paralel akışların tamamlanmasını bekleyip tek bir akışa dönülmesi.

Split yapısında, gateway'e bağlı tüm çıkış path'leri aynı anda başlar ve birbirinden bağımsız olarak yürütülür. Join yapısında ise, birleştirici Parallel Gateway, tüm paralel path'lerin tamamlanmasını bekler ve ancak bu koşul sağlandığında sürecin bir sonraki adımına geçer.

Parallel Gateway'in kullanımı, süreçlerin zaman açısından optimize edilmesini sağlar. Örneğin, bir sipariş onaylandıktan sonra "Paketleme", "Fatura Hazırlama" ve "Kargo Etiketi Oluşturma" adımlarının eşzamanlı başlatılması, süreci hızlandırır.

Properties panelinde bu araç için genellikle koşul tanımlanmaz, çünkü tüm path'ler otomatik olarak tetiklenir. Ancak adlandırma, açıklama ve bağlantı yönleri düzenlenerek iş akışının okunabilirliği artırılabilir.

Bu araca, sol araç panelindeki Gateways grubundan erişilir.

System Task

Bu araç, Kuika platformunda sistem tarafından yürütülecek otomatik görevlerin tanımlandığı adımdır. Genellikle kullanıcı etkileşimi gerektirmeyen işlemleri modellemek için kullanılır. Örneğin, API çağrıları yapmak, dış servislerle entegrasyon sağlamak, sistem parametrelerini güncellemek veya arka planda veri hazırlamak gibi görevler bu adımda gerçekleştirilir.

System Task adımı iki ana yapı içerir: Actions ve Step Outputs. Actions bölümü, bu adım çalıştığında tetiklenecek sistem aksiyonlarının tanımlandığı alandır. Burada, daha önce tanımlanmış bir veya birden fazla aksiyon sıralı şekilde çalıştırılabilir. Bu aksiyonlar örneğin bir REST API çağrısı olabilir veya daha önce tanımlanmış bir Custom Action'a veri gönderip yanıt alınmasını sağlayabilir.

Step Outputs bölümü ise, aksiyon sonucunda elde edilen verilerin iş akışında kullanılacak parametrelerle eşleştirildiği alandır. Bu bölümde "+SELECT WF PARAMS TO MAP" seçeneği kullanılarak, aksiyon tarafından döndürülen değerlerin hangi değişkenlere aktarılacağı belirlenir. Böylece dış sistemlerden alınan ya da arka planda hesaplanan değerler, iş akışının devamında koşul, bildirim veya başka bir task için kullanılabilir hale gelir.

Bu görev tipi, kullanıcıya herhangi bir form veya bildirim göstermez. Tamamen arka planda gerçekleşen işlemleri yönetir. Uygun konumlandırıldığında iş akışını otomatikleştirir ve manuel işlem ihtiyacını ortadan kaldırır. Her System Task adımı, sadece bir işlem yapmak için değil, birbirini takip eden çok sayıda otomatik adımı bir arada yürütmek için de yapılandırılabilir.

Bu araca, sol araç panelindeki Activities grubundan erişilir.

User Task

Bu araç, iş akışında kullanıcıdan manuel veri girişi ve onay gerektiren görevleri tanımlamak için kullanılır. Kullanıcının belirli bir işlemi gerçekleştirmesi, veri girmesi, form doldurması ya da karar vermesi gerektiği durumlarda kullanılır. Kullanıcı, atanan görevi tamamlamadan süreç bir sonraki adıma geçmez. Bu nedenle User Task adımları süreçte kritik karar noktaları veya veri toplama alanları olarak işlev görür.

User Task, sistemdeki kullanıcılarla etkileşimli süreç tasarlamak için esnek konfigürasyon seçenekleri sunar. Bu adım bir form ile ilişkilendirilerek kullanıcıdan veri alınmasını sağlar ve kullanıcıya özel atama, bildirim, açıklama, son tarih ve butonlar gibi çeşitli alanlarla özelleştirilebilir.

Bu araca, sol araç panelindeki Activities grubundan erişilir.

Properties Paneli:

• Description: İş sürecinde açıklamaların yapıldığı alandır. @ kullanarak parametreler çağrılabilir. Örneğin: "@UserName, @PermitStartDate ile @PermitEndDate arasında izin talep etti. Lütfen talebi değerlendiriniz."
• Assignment: Kullanıcılara görev atamak için kullanılır.
• Everyone: Görev görev havuzuna düşer ve tüm kullanıcılar görevi üzerine alabilir.
• Role: Görev belirli bir role atanır. "Choose Role" alanından rol seçilir veya "+ Add New Role" ile yeni rol oluşturulur.
• Dynamic Assignment: Görev süreç parametreleri üzerinden dinamik olarak atanacak kullanıcıya yönlendirilir. Süreç değişkenleri ile bağlantılı atamalar yapmayı sağlar. Görevin hangi kullanıcıya veya role atanacağını belirleyen veriyi seçmek için Field to Get Information alanı kullanılır; bu alanda kullanıcıyı yönlendirici bir placeholder metni yer alır ve hangi bilginin seçilmesi gerektiğini netleştirir.
• Use Lane: Aktif edildiğinde görev lane yapısına göre atanır.
• Step Outputs: Süreç içerisindeki çıkış adımlarının sonuçlarını belirler. Kullanıcının yaptığı işlemin (örneğin: onayladı, reddetti, geri gönderdi) sonuçları bu alanda tanımlanır. Her buton için ayrı bir çıkış tanımlanabilir ve gateway ile farklı akışlara yönlendirme yapılabilir.

Örnek Butonlar:

• Approve → "Onaylandı" yoluna yönlendir
• Reject → "Reddedildi" yoluna yönlendir
• SendBack → "İade Edildi" yoluna yönlendir

User Task içerisinde yer alan Step Output, System Task'tan farklı olarak kullanıcıların girdiği ekranlardaki bilgilerin değiştirilebilmesini sağlar. Kullanıcıdan hangi bilgilerin alınacağı bu alanda belirlenir.

G. Forms Paneli: Workflow Screens ve Interactions

Kuika'nın Process Automation modülünde, iş süreçlerini yönetmek, kullanıcı etkileşimli adımları yapılandırmak ve görselleştirmek için Forms sekmesi kullanılır. Bu sekme, her iş süreci (process) için oluşturulan ekranların (forms) ilgili süreç altında gruplanarak düzenli bir şekilde yönetilmesini sağlar.

Her iş akışı kendi ekran grubuna sahiptir. Böylece:

• Farklı süreçlerdeki ekranlar birbirinden ayrılır,
• Her sürecin kullanıcı adımlarına ait ekranlar kendi alanında görüntülenir,
• Ekran yönetimi daha sade ve hatasız hale gelir.

Forms sekmesi, biri Workflow Screens, diğeri Interactions olmak üzere iki alt sekmeden oluşur. Her iki alt sekmenin yanında, o sekmede kaç öğe tanımlı olduğunu gösteren bir sayaç bulunur (örn. "Workflow Screens 1", "Interactions 0"). Yapılan değişiklikler sağ üstteki APPLY SCREENS butonuyla kaydedilir; CANCEL ile iptal edilebilir.

Her iki alt sekmede de sol tarafta USER TASKS başlığı altında, sürecinizdeki tüm User Task adımlarının bir listesi görüntülenir. Arama kutusuyla adımlar filtrelenebilir. Listeden bir adım seçildiğinde, sağ tarafta o adıma ait ilgili içerik (form alanları veya etkileşimler) açılır.

1. Workflow Screens Alt Sekmesi

Bu alt sekmede, seçili adımın form alanları (fields) tanımlanır.

Sol tarafta USER TASKS listesinden bir adım (örn. "Sample Step") seçildiğinde, sağ tarafta şunlar görüntülenir:

• Step Outputs: Bu adımın hangi çıktıları/parametreleri konfigüre ettiğini gösterir. Henüz bir çıktı tanımlanmadıysa "This step configures no outputs." mesajı görüntülenir.
• Seçili adımın adı başlık olarak görüntülenir; sağ üstte Form Layout butonu ile formun genel yerleşimi düzenlenebilir.
• Bilgilendirme notu: Custom (özel) alanlar bir workflow parametresine otomatik olarak bağlanmaz — formda görünürler, ancak değerlerinin kalıcı olması için ekrandaki bir aksiyona sizin tarafınızdan bağlanması gerekir.

Section (Bölüm) Yapısı

Form, bir veya birden fazla Section'a (bölüme) ayrılır. Her section, formda ayrı bir blok olarak görüntülenir. Bir section içinde eklenen her alan için şu bilgiler tanımlanır:

• Sıralama: Sürükle simgesiyle alanın sırası değiştirilebilir.
• Aktif/Pasif: Onay kutusuyla alanın aktif olup olmadığı belirlenir.
• Label: Alanın kullanıcıya gösterilecek etiketi.
• Process Parameters: Alanın bağlı olduğu süreç parametresi. Bir parametreye bağlı değilse "Custom" olarak işaretlenir.
• Field Type: Alanın veri tipi (örn. Text).
• Element Type: Alanın form üzerindeki bileşen tipi (örn. TextInput).
• Required: Alanın zorunlu olup olmadığı.
• Read-Only: Alanın salt okunur olup olmadığı.
• Bir çöp kutusu ikonuyla alan silinebilir.

Yeni bir alan eklemek için + ADD FIELD butonuna tıklanır (açılır bir menüyle alan tipi seçilir).

Yeni bir bölüm eklemek için sayfanın altındaki + Add Section bağlantısı kullanılır. Henüz alan eklenmemiş bir section, "This section will appear as a separate block on the form." mesajıyla ve "Drag a field here to create it" ifadesiyle boş bir sürükle-bırak alanı olarak görüntülenir.

2. Interactions Alt Sekmesi

Bu alt sekmede, seçili adıma bağlı kullanıcı etkileşimleri (butonlar/User Interaction'lar) yönetilir.

Sol tarafta USER TASKS listesinden bir adım seçildiğinde, sağ tarafta iki bölüm açılır:

• Step Outputs: Bu adımın hangi çıktıları/parametreleri konfigüre ettiğini gösterir. Henüz bir çıktı tanımlanmadıysa "This step configures no outputs." mesajı görüntülenir.
• User Interactions: Adıma bağlı kullanıcı etkileşimlerinin (butonların) listelendiği alandır. Her etkileşim, otomatik olarak o adımın çıktılarını da listeler — ayrıca bir eşleme (mapping) yapmaya gerek yoktur. Henüz bir etkileşim tanımlanmadıysa "No interactions yet. Add one to define the buttons that resume this step." mesajı görüntülenir.

Yeni bir etkileşim eklemek için sağ üstteki + ADD NEW USER INTERACTION bağlantısı kullanılır.

User Interaction Nedir?

User Interaction öğesi, bir iş akışında kullanıcıdan doğrudan geri bildirim, form doldurma, karar verme veya belirli verilerin girişi gibi insan etkileşimi gerektiren adımları tanımlamak için kullanılır. Bu adım, iş sürecini sistem aksiyonlarından ayırarak kullanıcı girdisini zorunlu kılar.

Kullanım Senaryoları:

• İzin talep formu doldurma
• Masraf onayı verme
• Görev yöneticisine yorum ile geri bildirme
• Belge yükleme

Teknik Özellikler:

• Form Tanımlama: Workflow Screens alt sekmesinde oluşturulan bir form, bu adıma bağlanarak kullanıcıya gösterilir.
• Assignment (Görev Atama):
• Belirli bir kullanıcıya atanabilir
• Role göre atanabilir
• Dinamik olarak (custom action ile) atanabilir
• Everyone seçeneğiyle görev havuzuna düşürülebilir
• Button Tanımlama: Onayla, Reddet, Geri Gönder gibi aksiyon butonları tanımlanabilir; her butona özel bir ID verilebilir (örn. approve, reject). Bu butonlar Interactions alt sekmesinden eklenir.
• Output Mapping: Kullanıcıdan alınan veriler, tanımlı parametrelere bağlanarak sürece aktarılır — her yeni User Interaction eklendiğinde, ilgili çıktılar Step Outputs bölümünde otomatik olarak listelenir.

Etkileşim Akışı:

1. Süreç bu adıma ulaştığında tanımlanan kullanıcıya görev atanır.
2. Kullanıcı, form üzerinde gerekli girişleri yapar veya seçimlerde bulunur.
3. Kullanıcı tanımlı bir butonla (örn. Onayla) işlemi tamamlar.
4. Süreç, yapılan aksiyona göre farklı path'lere yönlenebilir.

İzleme ve Raporlama:

• Görev Durumları: Her User Interaction adımı; Atandı, Devam Ediyor, Tamamlandı, Reddedildi, Geri Gönderildi gibi durumlarla izlenebilir.
• Rapor Filtreleme: Bu görevler filtrelenerek süreç performans raporlarında analiz edilebilir.
• Görev Havuzu: Everyone assignment ile tanımlanan görevler, görev havuzuna düşer ve tüm yetkili kullanıcılar tarafından sahiplenilebilir.

İpuçları ve En İyi Uygulamalar:

• Sürecin kritik karar noktaları için User Interaction adımları kullanarak şeffaf ve izlenebilir onay akışları tasarlayın.
• Butonlara anlamlı ID'ler verin (approve, reject, sendBack) ve gateway'lerle bağlayarak süreci dallandırın.
• Gerekirse Task Due (tamamlanması gereken süre) tanımlayarak geciken görevleri tetikleyin.

Gelişmiş Kullanım: Form ile Entegrasyon

Workflow Screens alt sekmesinde bir adıma bağlanan form, aşağıdaki özellikleri destekler:

• Dosya yükleme
• Validasyon kuralları
• Dinamik alan gösterimi
• İşlem öncesi/sonrası tetikleyici (Trigger)

H. Multi-Instance Step Yapısı (PMI / SMI)

Multi-Instance Configuration (PMI / SMI)

Multi-Instance ayarları, adım seçildiğinde Advanced sekmesi altında yer alan Multi-Instance Configuration panelinden yapılır. Bu yapı hem Parallel Multi-Instance (PMI) hem de Sequential Multi-Instance (SMI) için geçerlidir.

Instance Generation

Sequential Instance Count Strategy (SMI)

Sequential yapı seçildiğinde, instance üretim yöntemi Instance Generation alanından belirlenir.

Manual (Number / Symbol): Instance sayısı manuel olarak belirlenir. Alt alanda yer alan Instance Count (Fixed/Variable):

• Fixed Value → Sabit bir sayı girilir.
• Symbol seçilerek bir değişken üzerinden dinamik sayı kullanılabilir.

Girilen sayı kadar instance oluşturulur ve sıralı olarak çalıştırılır.

Based on Step Assignment: Instance sayısı, adımın Assignment tipine göre belirlenir. Assignment tipi Role veya Dynamic ise, instance üretimi bu yapılandırmaya göre yapılır.

Instance üretim mantığı:

• By Role (One instance per Role): Her role için 1 instance oluşturulur. Aynı role sahip kullanıcılar aynı Instance'ı görüntüler.
• By User (One instance per User in Roles): Role bağlı her kullanıcı için ayrı instance oluşturulur. Her kullanıcı yalnızca kendisine assign edilen Instance'ı görür.

Dynamic Assignment kullanılıyorsa:

• By Role → Dönen her rol için 1 instance
• By User → Dönen rollerdeki her kullanıcı için 1 instance

Execution Order (SMI)

Sequential yapıda Instance'ların işlenme sırası belirlenebilir:

• Ascending (First to Last)
• Descending (Last to First)

Seçilen sıraya göre Instance'lar ardışık olarak oluşturulur ve çalıştırılır.

Cancel Condition (SMI)

Sequential Multi-Instance adımlarında kullanılabilir. Tanımlanan koşul sağlandığında, henüz çalıştırılmamış kalan instance'lar oluşturulmaz ve süreç sonlandırılır.

Koşullar AND GROUP yapısı ile tanımlanır.

Multi-Instance Aggregation

Child Instance'lardan dönen sonuçların birleştirilme yöntemi bu bölümde belirlenir.

Child Output Key: Aggregation'a dahil edilecek child output alanı seçilir.

Strategy: Desteklenen stratejiler:

• Majority
• SumInt
• SumDouble
• AverageDouble
• Min
• Max

Seçilen stratejiye göre child sonuçları tek bir çıktı olarak birleştirilir ve parent akışa aktarılır.

Parallel Multi-Instance (PMI)

Parallel yapı seçildiğinde:

• Instance'lar aynı anda başlatılır.
• Instance Generation seçenekleri (Manual / Based on Step Assignment) aynıdır.
• Cancel Condition alanı bulunmaz.
• Aggregation mantığı SMI ile aynı şekilde çalışır.

I. Symbol Picker Üzerinden Process Initiator Bilgisine Erişim

Process Automation modülünde, bir süreci başlatan kullanıcıya ait bilgilere Symbol Picker aracılığıyla erişilebilir. Bu bilgi, Process Initiator olarak adlandırılır ve iş akışının farklı adımlarında (Task, User Task, Notification, Gateway koşulları vb.) dinamik değer olarak kullanılabilir.

Symbol Picker'da Process Initiator altında aşağıdaki alanlar ayrı ayrı seçilebilir:

• Mail / Email / Username: Süreci başlatan kullanıcının e-posta adresi veya kullanıcı adı bilgisidir. Özellikle Send Mail aksiyonlarında Receivers alanına doğrudan verilerek, Process Initiator'a otomatik bildirim/mail gönderimi yapılabilmesini sağlar.
• FirstName: Süreci başlatan kullanıcının adıdır.
• LastName: Süreci başlatan kullanıcının soyadıdır.
• FullName: Süreci başlatan kullanıcının tam adıdır (ad + soyad).

Bu sayede, senaryoya göre yalnızca ad-soyad bilgisi göstermek yerine, kullanıcının e-posta adresi gibi işlevsel bir veri de doğrudan Symbol Picker üzerinden seçilerek aksiyonlara aktarılabilir.

Örnek Kullanım: Bir izin talebi sürecinde, talebin sonucu (onaylandı/reddedildi) Process Initiator'a bildirilmek istendiğinde, Send Mail aksiyonunun Receivers alanına Symbol Picker'dan Process Initiator → Mail seçilerek, süreci başlatan kullanıcıya doğrudan e-posta gönderimi yapılabilir.

Vekalet Sistemi, bir kullanıcının kendi üzerindeki görevleri, yokluğunda başka bir ekip üyesine devretmesini sağlayan bir sistemdir. Örneğin, izin süreçlerinin yönetildiği bir uygulamada, yöneticinin izinde olması durumunda, çalışanının izninin onay beklemeden ilerleyebilmesi için vekalet sistemi devreye girer. Yönetici, yerine bir vekil atayarak süreçlerin aksamadan devam etmesini sağlar.

Vekalet sistemi sayesinde atanan vekil, yöneticinin iş süreçlerini onun adına görüntüleyebilir ve yönetebilir. Bu sistem, süreçleri daha verimli hale getirir ve iş sürekliliğini sağlar. Process Automation içerisinde, kullanıcı kendisine vekil atayarak işlerinin vekil tarafından yönetilmesini sağlayabilir.

Vekalet Sistemi Nasıl Çalışır?

• Vekalet sistemi, uygulamanın çıktısında yer alır; doğrudan geliştirme sürecine dahil değildir, ancak bir seçenek olarak eklenebilir.
• Kullanıcılar, ihtiyaçlarına göre bu sistemi uygulamalarına entegre edebilir.
• Kuika Process Automation aksiyonları arasında Get Agent ve Set Agent aksiyonları bulunur. Bu aksiyonlar, kullanıcı üzerindeki vekalet işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
• Bir kullanıcıya yalnızca bir vekil atanabilir. Örneğin, Admin, User 1'e vekalet verdiyse, User 1 aynı anda başka bir vekalet alamaz.

Bu sistem, süreçlerin aksamadan devam etmesini sağlarken, vekalet atamalarının düzenli yönetilmesine yardımcı olur.

Kuika'nın Process Automation modülü, iş süreçlerini hızlandırmak ve verimliliği artırmak için güçlü bir otomasyon çözümü sunar. Bu modül sayesinde manuel işlemleri en aza indirerek süreçlerinizi optimize edebilir, zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilirsiniz. Süreçlerinizi daha etkin yönetmek ve iş akışlarınızı verimli hale getirmek için Process Automation modülünü kullanabilirsiniz.