İş akışı, belirli bir sonuca ulaşmak için adım adım ilerleyen bir dizi eylem ve karardan oluşur. İş akışı tasarımı, iş süreçlerinin etkili ve düzenli bir şekilde ilerlemesi için kritik öneme sahiptir. Kuika Process Automation, iş akışlarını kolayca oluşturmak ve yönetmek için gerekli bileşenleri sunar.
İş Akışı Oluşturma
Kuika platformuna giriş yapın ve Apps ekranından çalışacağınız projeyi açın.
Process Automation modülüne tıklayın.
Açılan ana ekrandaki Create a Blank kartına tıklayın. Açılan diyagram ekranında iş akışınıza bir isim verin (örn. "New Process 1"). Süreç, bir start event, bir örnek adım ve bir end event içeren boş bir diyagramla başlar.
Tasarım alanında, elementlere tıklayarak türlerini değiştirebilir (Change Type), açıklama notu ekleyebilir (Append Text Annotation) ve silebilirsiniz (Remove).
Süreci hızlandırmak ve kolaylaştırmak için tasarım ekranının solundaki araç çubuğunu kullanabilirsiniz. Bu araç çubuğu 5 gruptan oluşur: Activities, Gateways, Events, Tools, Happy Path.
İş Akışı Bileşenleri
1. Activities (Aktiviteler)
İş akışında gerçekleştirilecek görev ve işlemleri temsil eder.
User Task: Kullanıcı etkileşimi gerektiren görevlerdir. Form doldurma, onay verme gibi işlemler için kullanıcı müdahalesi gerekir. Örnek: "Yönetici Onayı" için ilgili kişinin formu doldurup onay vermesi beklenir.
System Task: Sistem tarafından otomatik yürütülen görevlerdir. Manuel müdahale gerektirmeyen entegrasyon, veri işleme veya otomatik bildirim gibi işlemler burada gerçekleşir. Örnek: Sipariş onaylandıktan sonra otomatik olarak fatura oluşturulup müşteriye e-posta gönderilir.
Subprocess: Alt süreçleri tek bir blok altında toplayarak iş akışını daha düzenli ve okunabilir hale getirir. Detaylı alt adımlar bu blok içinde gizlenir, sadece gerektiğinde açılıp görüntülenebilir. Örnek: "İade Süreci" için ayrı bir alt süreç tanımlanır; iş akışında tek bir blok olarak görünür ama içine girildiğinde detaylı adımlar listelenir.
Linked Process: Mevcut sürecin başka bir süreçle doğrudan bağlantı kurmasını sağlar. Böylece farklı süreçler arasında entegrasyon yapılır. Örnek: "Sipariş Yönetimi" sürecinden "Faturalandırma Süreci"ne doğrudan bağlantı vererek adımlar arası geçiş sağlanır.
2. Gateways (Karar Noktaları)
İş akışındaki belirli adımların hangi koşulda, hangi yönde ilerleyeceğini belirleyen karar noktalarıdır.
Exclusive Gateway: Koşullara göre iş akışı içinde yalnızca bir yolun seçildiği karar noktasıdır. Örnek: Sipariş tutarı 1000 TL'den büyükse "Yönetici Onayı" yoluna, değilse "Standart İşlem" yoluna gidilir. Çıkışlardan biri mutlaka "Will execute otherwise" ile varsayılan yol olarak işaretlenmelidir.
Parallel Gateway: Paralel olarak yürütülen iş süreçlerinin başlangıcını (split) veya birleşmesini (join) sağlar; koşula bağlı değildir, tüm çıkış path'leri eşzamanlı tetiklenir. Örnek: "Sipariş Onayı" sonrası "Paketleme" ve "Fatura Hazırlama" görevleri aynı anda başlar.
Inclusive Gateway: Belirli koşullara göre bir veya birden fazla yolun aynı anda seçilebildiği karar noktasıdır. Exclusive Gateway'den farkı, koşulların birden fazlasının aynı anda sağlanabilmesidir. Örnek: Siparişte hem "İade Talebi" hem de "Fatura Güncelleme" seçenekleri işaretlenmişse, iki adım da aynı anda çalıştırılır.
3. Events (Olaylar)
İş akışının başladığı, sona erdiği veya belirli bir süre beklediği noktaları temsil eder.
Start Event: İş akışının başlangıç noktasını temsil eder. Süreci tetikleyen ilk adımdır; genellikle tek bir başlangıç noktası olmalıdır. Örnek: "Müşteri Siparişi Alındı" olayı iş akışını başlatır.
End Event: İş akışının tamamlandığı ve sona erdiği noktayı belirtir. Süreç sonlanır ve gerekirse sonuçlar kaydedilir veya bildirimler gönderilir. Örnek: "Sipariş Tamamlandı" adımı iş akışını sonlandırır.
Timer Event: Belirlenen süre sonunda veya belirli zamanlarda iş akışını tetikleyen zamanlayıcıdır. Time Duration ile bekleme süresi, Is Interrupting seçeneğiyle bekleme sırasında sürecin durdurulup durdurulmayacağı belirlenir. Örnek: "Ödeme Bekle" adımında 3 gün beklenir; süre sonunda "Ödeme Hatırlatma Gönder" adımı otomatik tetiklenir.
4. Tools (Araçlar)
Tasarım ekranında gezinme, seçim ve bağlantı kurma işlemleri için kullanılan yardımcı araçlardır.
Hand Tool (pan): Tasarım ekranında akışı sürükleyip taşımayı sağlar. Karmaşık iş akışlarında farklı bölümlere hızlıca odaklanmak için kullanılır.
Lasso Select: Birden fazla öğeyi aynı anda seçip toplu taşıma, kopyalama veya silme işlemi yapmayı sağlar.
Space Tool: Öğeler arasında boşluk açıp kapatmayı sağlar; yeni adımlar eklemek için alan yaratır.
Connect Tool: Farklı elemanları birbirine bağlamak için kullanılır; veri veya kontrol akışının yönünü gösteren bağlantılar oluşturur.
5. Happy Path
Happy Path Phase: Sürecin ana/beklenen akışını (happy path) canvas üzerinde ayrı bir aşama/şerit olarak görsel şekilde gruplamayı sağlar. Böylece istisna veya alternatif senaryolardan ayrışan ana akış daha okunabilir hale gelir.
Bu bileşenler sayesinde iş akışları, kullanıcı ihtiyaçlarına göre esnek bir şekilde yapılandırılabilir ve her süreç için özelleştirilebilir. Kuika Process Automation, karmaşık iş süreçlerini bu bileşenler aracılığıyla görselleştirerek kolayca yönetilmesini sağlar.
