Process Automation’da görev atama, iş süreçlerinin belirli adımlarını yönetmek ve doğru kişilere yönlendirmek için kritik bir adımdır. Kuika’da Process Automation, kullanıcıya görev atamak için esnek ve farklı atama biçimleri sunarak iş akışlarının ihtiyaçlara göre özelleştirilmesine olanak tanır. Görev atama biçimleri, kullanıcıların rollerine, iş süreçlerindeki yetkinliklerine veya önceden belirlenen kurallara göre yapılabilir.
Kuika platformuna giriş yaptıktan sonra “Apps” ekranından çalışacağınız projeyi açın.
Ardından “Process Automation” modülüne tıklayın.
Açılan ekrandan iş akışına bir isim verin ve “CREATE” butonuna tıklayın.
Sağ kenardaki Properties panelini açın.
Kuika’da kullanıcıya görev atama biçimleri şunlardır:
Manuel Görev Atama: Bir yöneticinin veya sistem kullanıcısının belirli bir görevi, sürecin gereksinimlerine göre belirli bir kullanıcıya veya kullanıcı grubuna elle atamasıdır. Bu atama, özel durumlar veya görevlerin doğrudan belirli bir kişiye verilmesi gerektiğinde tercih edilir.
Dinamik Görev Atama (Dynamic Assignment): Dinamik görev atama, sürecin belirli koşullara göre görevin otomatik olarak ilgili kullanıcıya atanmasını sağlar. Özellikle süreç değişkenleriyle görev ataması yapılması gereken durumlarda kullanılır. Kuika’da Process Automation, dönen bir aksiyon veya özel bir kullanıcı grubu aracılığıyla atama yapılmasına olanak tanır. Bu atama türünde, özel kullanıcı grupları oluşturularak bir aksiyon tanımlanabilir ve dönen sonuca göre görev atanır. Süreç değişkenlerinin bağlantısı yapılara, doğru kişiye dinamik görev ataması yapılabilir. Aksiyon eklemek için “+SELECT ACTİONS” seçeneği kullanılabilir.
Otomatik Atama: Tanımlanan kurallara göre görevlerin önceden belirlenmiş bir kullanıcıya ya da kullanıcı grubuna otomatik olarak atanmasıdır. Yüksek hacimli işlerde görev dağılımının etkin yapılmasını destekler.
Rol ve Sorumluluk Tabanlı Atama: Belirli bir rol veya sorumluluk çerçevesinde yapılır. Süreçteki rollerine göre görevleri alır. Örneğin, bir proje yöneticisine onay görevi atanırken, müşteri destek temsilcisine müşteri ile ilgili takip görevleri atanır. Bu yöntemde, roller ve sorumluluklar net bir şekilde belirlenir ve iş sürecinde rol tabanlı bir görev dağılımı sağlanır. Process içinde henüz bir rol bulunmuyorsa, “+Add New Role” butonuna tıklayarak yeni bir rol oluşturulabilir.
Find Manager: Bir görevin kullanıcıya veya o kullanıcının yöneticisine atanmasını sağlar. Uygulama içinde kullanıcı üzerinde bir yönetici alanı bulunur ve bu yönetici, Kuika tarafından atanan bağlantılı bir kullanıcıdır. Eğer bir entegrasyon yapılmışsa, Custom Provider aracılığıyla bu aksiyon sonucunda dönen değer belirlenebilir. Örneğin, bu aksiyon ile süreci başlatan kişinin yöneticisi belirlenebilir. Aksiyon oluşturma işlemi için öncelikle Input eklenmesi gerekir ve bu işlem Symbol Picker üzerinden yapılır. Aksiyonlar, geri dönen sonucun string veya string listesi olması beklenerek yapılandırılabilir.
Lane Üzerinden Görev Atama: Lane, iş akışı içerisinde görsel olarak kullanıcı görevlerini ayırmak ve yetkilendirmeler yapmak için kullanılır. İş akışını Canvas üzerinde düzenlemek için sağ üst köşede açılan pencereden birden fazla Lane eklenebilir. Lane kullanımı, iş akışındaki yetkilendirmeleri düzenlerken aynı zamanda görevlerin sorumlu kişilere doğru bir şekilde dağıtılmasına yardımcı olur. Lane üzerinden kullanıcılara doğrudan görev ataması yapılabilir.
Lane kullanımını bir örnek üzerinde inceleyecek olursak;
Bir izin sürecini düşünelim.
Lane 1’de Çalışan – İzin talebi oluşturur.
Lane 2’de Müdür – Talebi gözden geçirir ve onaylar.
Lane 3’te ise İnsan Kaynakları – Onaylanan talebi işler ve izin verir.
Bu yapı, sürecin her aşamasında kimin hangi görevi yerine getirdiğini açıkça gösterir ve sürecin daha verimli yönetilmesine yardımcı olur.
Görev Havuzu Üzerinden Atama (Everyone): “Everyone” olarak tanımlanan görevler, görev havuzunda oluşturulur ve tüm kullanıcılar bu görevi görebilir. Görev havuzundaki görevler kullanıcılar tarafından alınarak tamamlanabilir. Bu atama biçimi, görevlerin ihtiyaç halinde ekip üyelerinin herhangi biri tarafından tamamlanmasını sağlar.
Bu görev atama biçimleri sayesinde Process Automation modülü, görevlerin doğru kullanıcılara yönlendirilmesini ve iş süreçlerinin etkin bir şekilde yürütülmesini sağlar. Görev atama biçimlerinin esnek yapısı, işletmelere verimlilik kazandırırken kullanıcıların sorumluluklarını netleştirir ve süreçlerde aksama yaşanmasını önler.
