Process Automation (Süreç Otomasyonu), iş süreçlerinin dijital araçlarla otomatikleştirilmesi ve daha verimli hale getirilmesi anlamına gelir. Tekrarlayan ve kritik zamanlı işler, yazılım sistemleri aracılığıyla otomatik olarak gerçekleştirilerek zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanır. Kuika Process Automation modülü, platformun yerleşik bir özelliği olarak kullanıcı dostu araçlar ve esnek yapı taşları sunar; Kuika'da yapılabilen tüm entegrasyon işlemleri, sistem aksiyonları ve veri yönetimi fonksiyonları bu modül içinde doğrudan kullanılabilir.
Process Automation'ın Temel Bileşenleri ve Prensipleri
1. İş Süreci Modelleme (Process Modeling)
İş süreci modelleme, bir sürecin tüm adımlarının, kullanıcı etkileşimlerinin ve sistemlerin BPMN diyagramı üzerinde görsel olarak haritalandırılmasıdır.
Kuika, Canvas adı verilen bir tasarım alanında iş akışını görsel olarak oluşturma imkânı sunar; süreç adımları, gateway'ler ve event'ler bu alan üzerinde konumlandırılır ve birbirine bağlanır.
Her süreç; Diagram, Parameters, Forms, Version History olmak üzere dört sekmeden oluşur. Diagram sekmesinde sürecin görsel tasarımı yapılır, Parameters sekmesinde sürece ait değişkenler tanımlanır, Forms sekmesinde kullanıcı ekranları ve etkileşimler yönetilir, Version History sekmesinde ise geçmiş versiyonlar listelenir.
2. Süreç Tetikleyicileri ve Koşullar
Bir sürecin başlangıç noktası Start Event ile temsil edilir; bu, kullanıcı eylemi, sistem olayı veya zamanlayıcı (Timer Event) tarafından tetiklenebilir. İş akışının doğru çalışması için genellikle tek bir başlangıç noktası olmalıdır.
Sürecin hangi yönde ilerleyeceğini Gateway'ler belirler: Exclusive Gateway yalnızca bir yolun seçilmesini sağlar, Parallel Gateway koşulsuz olarak tüm yolları eşzamanlı tetikler, Inclusive Gateway ise birden fazla koşulun aynı anda sağlanabildiği durumlarda ilgili tüm yolları paralel çalıştırır.
3. Otomatik ve Manuel Görevler
System Task (Otomatik Görevler): Sistem tarafından, kullanıcı müdahalesi olmadan yürütülen görevlerdir; REST API çağrıları, dış sistem entegrasyonları veya arka planda veri işleme gibi işlemleri kapsar.
User Task (Manuel Görevler): Kullanıcının form doldurması, veri girmesi veya onay/red gibi bir kararı vermesi gereken görevlerdir. Kullanıcı görevi tamamlamadan süreç bir sonraki adıma geçmez.
Kuika Process Automation, her iki görev tipini de aynı iş akışı içinde bir arada, esnek şekilde kullanabilen bir yapıya sahiptir.
4. Veri Entegrasyonu ve Bilgi Akışı
Süreç boyunca veriler, Parameters sekmesinde tanımlanan süreç parametreleri (Input/Output) aracılığıyla adımlar arasında taşınır.
System Task adımlarındaki Actions bölümü üzerinden REST API çağrıları veya önceden tanımlanmış Custom Action'lar tetiklenebilir; dönen sonuçlar Step Outputs ile iş akışı parametrelerine eşlenerek sonraki adımlarda (koşul, bildirim, başka bir task) kullanılabilir hale gelir.
5. Tasarım Doğrulama (Workflow Designer Validation)
Kuika, BPMN diyagramlarının hem BPMN standartlarına hem de Kuika platform kurallarına uygunluğunu tasarım sırasında anlık olarak kontrol eder.
Kurallara aykırı elementlerde, yalnızca uyarı varsa warning (ünlem) ikonu, hata varsa error (çarpı) ikonu görüntülenir; imleç ikonun üzerine getirildiğinde ihlal edilen kural tooltip olarak gösterilir. Bu doğrulama, preview ve export aşamalarında da aynı şekilde uygulanır.
6. Performans ve Raporlama
Process Automation'da yürütülen süreçlere ait veriler — bekleyen işler, görev geçmişi, süreç özeti ve kullanıcı yükü gibi bilgiler — SQL View'lar aracılığıyla sorgulanabilir.
Bu View'lar sayesinde süreç verileri diğer uygulama verileriyle join edilerek raporlama, analiz ve izleme senaryolarında (örn. kullanıcı bazlı bekleyen görev sayısı, departman bazlı yük analizi) kullanılabilir.
7. Görev Ataması ve Süreklilik
Her adımda görev ataması Assignment alanından yapılır: Everyone (görev havuzu), Role (belirli bir role atama), Dynamic Assignment (süreç değişkenlerine bağlı atama) veya External Users (uygulama dışı kullanıcılara atama) seçenekleri bulunur.
Vekalet Sistemi ile bir kullanıcı, yokluğunda kendi üzerindeki görevlerin bir vekile devredilmesini sağlayabilir; bu, Get Agent ve Set Agent aksiyonlarıyla yönetilir ve süreçlerin aksamadan devam etmesine yardımcı olur. Bir kullanıcıya aynı anda yalnızca bir vekil atanabilir.
