Süreç Otomasyonu Oluşturma: Proje Teklifi Değerlendirme Süreci Örneği

Bu süreçte, bir proje teklifi, proje yöneticisi ve finans departmanının onayına gidileceği bir senaryo oluşturulacak. Teklif onaylanmazsa, teklif reddedilecek ve teklif sahibi bilgilendirilecektir. 

Senaryo Akışı:

1. Proje Teklifi Oluşturulması: 

• “Proje Teklifi” oluşturulur ve sistem bu teklifi kaydeder. 

2. Proje Yöneticisi Onayı: 

• Teklif, proje yöneticisinin onayına sunulur. 
• Proje yöneticisi teklifi onaylarsa, teklif finans departmanının onayına sunulur. 
• Proje yöneticisi teklifi onaylamazsa, teklif reddedilir ve teklif sahibine e-posta ile bilgilendirme gönderilir. 

3. Finans Departmanı Onayı: 

• Finans departmanı teklifi onaylarsa, teklif kabul edilir ve teklif sahibine onay mesajı gönderilir. 
• Finans departmanı onay vermezse, teklif reddedilir ve teklif sahibine e-posta ile bilgilendirme yapılır. 

Süreç Otomasyonu Adımları: 

Süreç Parametrelerini Tanımlama 

1. Kuika platformuna giriş yaptıktan sonra “Apps” ekranından çalışacağınız projeyi açın. 
2. Ardından “Process Automation” modülüne tıklayın.
3. Açılan ekrandan iş akışına bir isim (1) verin ve “CREATE” (2) butonuna tıklayın.
4. Sol kenardaki Process Parameters paneline gidin. 

• Aşağıdaki parametreleri oluşturun: 
• Business Object
• Proposal Title (String): Teklif Başlığı
  • Proposal Description (String): Teklif Açıklaması
  • Proposal Creator (Guid): Teklifi oluşturan kullanıcının ID’si
  • Proposal Date (DateTimeOffset): Teklif Tarihi
  • Proposal Category (String): Teklif Kategorisi
  • Manager Description (String): Proje Yöneticisinin Açıklaması
  • Finance Description (String): Finans Departmanının Açıklaması
  • Proposal ID (Guid): Teklifin Kimliği
• Internal
  • Manager Approval (Boolean): Proje Yöneticisi Onay Durumu
  • Finance Approval (Boolean): Finans Departmanı Onay Durumu

Süreç Akışını Tasarlayın

1. Proje Yöneticisi Onayı (User Task) 

• Canvas üzerine bir User Task ekleyin ve "Proje Yöneticisi Onayı" olarak adlandırın.

Properties Panelinde:

• Step Outputs alanında Manager Approval ve Manager Description parametrelerini seçin.
• User Interactions altında Approve ve Reject seçeneklerini ekleyerek Manager Approval parametresine eşleştirin.

Red Senaryosu:

• Eğer proje yöneticisi teklifi onaylamazsa, bir System Task ekleyin.
• Properties Panelinde:
  • Send Mail aksiyonunu ekleyin.
  • Receivers alanında Proposal Creator seçimini yapın.
  • E-posta içeriğine "Teklifiniz proje yöneticisi tarafından reddedildi." yazın.

B. Finans Departmanı Onayı (User Task)

1. Proje yöneticisi onayı sonrası teklif finans departmanına gönderilir.
2. Canvas üzerine yeni bir User Task ekleyin ve "Finans Departmanı Onayı" olarak adlandırın.
3. Properties Panelinde:
   • Step Outputs alanında Finance Approval ve Finance Description parametrelerini seçin.
   • User Interactions altında Approve ve Reject seçeneklerini ekleyerek Finance Approval parametresine eşleştirin.
4. Red Senaryosu:
   • Eğer finans departmanı onay vermezse, bir System Task ekleyin.
   • Properties Panelinde:
     • Send Mail aksiyonunu ekleyin.
     • Receivers alanında Proposal Creator seçimini yapın.
     • E-posta içeriğine "Teklifiniz finans departmanı tarafından reddedildi." yazın.

Teklif Onayı ve Reddedilmesi 

• Eğer her iki onay (proje yöneticisi ve finans) alınırsa, teklifi kabul edin ve teklif sahibine bir onay mesajı gönderin. 
• Eğer onay verilmezse, teklif reddedilir ve teklif sahibine bir reddedilme mesajı gönderilir. 

Teklifin Onaylanması veya Reddedilmesi

1. Onay Senaryosu:
   • Eğer hem proje yöneticisi hem de finans departmanı onay verirse:
     • Bir System Task ekleyin ve "Onay Bildirimi" olarak adlandırın.
     • Send Mail aksiyonunu ekleyerek teklif sahibine "Teklifiniz onaylandı." mesajı gönderin.
2. Red Senaryosu:
   • Eğer herhangi bir noktada onay verilmezse, teklif reddedilir ve yukarıdaki bildirim süreçleri çalışır.

Süreç otomasyonu ile proje tekliflerinin değerlendirilmesi ve onay süreçleri Kuika platformu kullanılarak etkin bir şekilde yönetilebilir. Süreçte her iki departmanın onay durumu, teklif sahibine doğru bildirimlerin yapılmasını sağlar ve iş akışında şeffaflık sunar.