Process Automation’da görev yönetimi, iş süreçlerinde yer alan görevlerin oluşturulması, atanması, izlenmesi ve tamamlanması için kullanılan önemli bir modüldür. Görev yönetimi, kullanıcıların ve sistemin belirli adımlarda hangi aksiyonları alması gerektiğini belirleyerek iş akışının düzgün bir şekilde ilerlemesini sağlar. Bu modül sayesinde, görevlerin doğru kişilere atandığından, belirlenen sürelerde tamamlandığından ve iş akışının plananan adımlarla ilelediğinden emin olunur.
Görevlerin Oluşturulması
- Görev Tipini Seçme: Kuika Process Automation’da iki ana görev tipi bulunur: Kullanıcı Görevleri ve Sistem Görevleri.
- Kullanıcı Görevleri: Process Automation modülündeki Create User Task, kullanıcı etkileşimi gerektiren görevlerdir. Bu tip görevlerde, kullanıcının belirli bir işlem yapması, form doldurması, onay vermesi veya karar alması beklenir.
- Sistem Görevleri: Process Automation modülündeki Create Task, kullanıcı müdahalesi olmadan, sistemin otomatik olarak gerçekleştirdiği işlemlerdir. Örneğin, bir e-posta gönderme veya belirli bir veriyi güncelleme gibi işlemler bu kategoriye girer.
- Görev Adımlarının Belirlenmesi: Görev oluştururken iş akışında bu görevlerin tetikleneceği belirli adımlar tanımlanır. İş sürecinin akışını düzenleyen ve her görevin nerede başlayıp nerede sona ereceğini belirleyen noktalardır.
- Görev Tanımları ve İçerikler: Her görev için açıklamalar eklenir. Görevi alacak kullanıcılara süreçle ilgili net bilgi sağlar ve görevlerin doğru şekilde tamamlanmasını kolaylaştırır.
- Görev Süreleri ve Zamanlayıcılar: Görevlerin belirli bir süre içinde tamamlanması gerekiyorsa, zamanlayıcılar eklenebilir. Özellik sayesinde iş akışı daha verimli hale gelir ve gecikmelerin önüne geçilir.
Görev Yönetimi ve Atama
- Atama Yöntemleri: Görevler kullanıcıya, rol veya departmana, hatta özel kriterlere göre atanabilir.
- Rol Bazlı Atama: İş süreçlerinde belirli roller üstlenen kullanıcılara göre görev atanması sağlanır.
- Dinamik Atama: Belirli koşullara göre görevlerin dinamik olarak atanmasına olanak tanır.
- Vekalet Atamaları: Bir kullanıcının görevini başka bir kişiye devredebildiği durumlarda vekalet sistemi kullanılır.
- Görev İzleme ve Geri Bildirim: Görevlerin durumu, hangi aşamada oldukları ve tamamlanma süreleri gibi bilgiler izlenebilir. Görevleri üzerinde tamamlandı, beklemede veya reddedildi gibi güncellemeler yapabilir ve ilgili geri bildirimleri verebilir.
- Görev Güncellemeleri ve Hatırlatmalar: Görevlerin zamanında tamamlanması için e-posta veya uygulama içi bildirimler ile hatırlatmalar yapılabilir.
