Görev Yönetimi

Kuika Process Automation modülünde görev yönetimi, iş süreçlerinde yer alan görevlerin oluşturulması, atanması, izlenmesi ve tamamlanması için kullanılan önemli bir bileşendir. Görev yönetimi, kullanıcıların ve sistemin belirli adımlarda hangi aksiyonları alması gerektiğini belirleyerek iş akışının düzgün bir şekilde ilerlemesini sağlar. Bu modül sayesinde görevlerin doğru kişilere atandığından, belirlenen sürelerde tamamlandığından ve iş akışının planlanan adımlarla ilerlediğinden emin olunur.

Görevlerin Oluşturulması

Görev Tipini Seçme

Kuika Process Automation modülünde iki ana görev tipi bulunur:

• User Task (Kullanıcı Görevleri): Kullanıcı etkileşimi gerektiren görevlerdir. Kullanıcının belirli bir işlemi gerçekleştirmesini, form doldurmasını, onay vermesini veya karar almasını gerektirir. Kullanıcı, atanan görevi tamamlamadan süreç bir sonraki adıma geçmez.
• System Task (Sistem Görevleri): Kullanıcı müdahalesi olmadan sistemin otomatik olarak gerçekleştirdiği görevlerdir. REST API çağrıları, dış sistem entegrasyonları, sistem parametrelerini güncelleme veya arka planda veri hazırlama gibi işlemleri kapsar; kullanıcıya herhangi bir form veya bildirim göstermez.

Görev Adımlarının Belirlenmesi

Görev oluştururken, iş akışında görevlerin tetikleneceği belirli adımlar tanımlanır. Bu adımlar, iş sürecinin nerede başlayıp nerede sona ereceğini belirler.

Görev Tanımları ve İçerikler

Her görev için Description (açıklama) alanına metin eklenerek, görevi alacak kullanıcılara süreçle ilgili net bilgiler sağlanır. Açıklama içinde @ işaretiyle süreç parametreleri doğrudan referans gösterilebilir — örneğin: "@UserName, @PermitStartDate ile @PermitEndDate arasında izin talep etti. Lütfen talebi değerlendiriniz." Bu sayede görevin doğru şekilde tamamlanması kolaylaştırılır.

Görev Süreleri ve Zamanlayıcılar

Görevlerin belirli bir süre içinde tamamlanması gerekiyorsa, Advanced sekmesindeki Due alanından bir süre (gün, saat vb.) tanımlanabilir. Ayrıca bir Task veya User Task üzerine Timer Boundary Event eklenerek adım, tanımlanan zaman aralıklarında tekrar çalıştırılabilir ya da süre dolduğunda alternatif bir akışa yönlendirilebilir (Recurring Step). Bu özellik, iş akışını daha verimli hale getirerek gecikmeleri önler.

Görev Yönetimi ve Atama

Atama Yöntemleri

Görevler, Properties panelindeki Assignment → Type alanından şu yöntemlerle atanabilir:

• Everyone: Görev bir görev havuzuna düşer; tüm kullanıcılar görevi görebilir, isteyen kullanıcı üzerine alarak tamamlayabilir.
• Role (Rol Bazlı Atama): Görev, sistemde tanımlı belirli bir role atanır. "Choose Role" alanından mevcut bir rol seçilebilir veya "+ Add New Role" ile yeni bir rol oluşturulabilir.
• Dynamic Assignment (Dinamik Atama): Görev, süreç parametreleri üzerinden dinamik olarak belirlenen bir kullanıcıya veya role yönlendirilir.
• External Users: Uygulama dışındaki harici kullanıcıların (müşteriler, taşeron firmalar, misafir kullanıcılar) göreve atanmasını sağlar.

Bunlara ek olarak, Vekalet Sistemi aracılığıyla bir kullanıcı, yokluğunda kendi üzerindeki görevlerin önceden belirlediği bir vekile devredilmesini sağlayabilir (Get Agent / Set Agent aksiyonları ile yönetilir). Bir kullanıcıya aynı anda yalnızca bir vekil atanabilir.

Görev İzleme ve Geri Bildirim

Görevlerin durumu izlenebilir; her görev Atandı, Devam Ediyor, Tamamlandı, Reddedildi, Geri Gönderildi gibi durumlarla takip edilebilir. Kullanıcılar, User Task'a bağlı butonlarla (örn. Approve, Reject, SendBack) işlemi tamamlayarak sürecin ilgili sonuç yoluna (Step Output) yönlenmesini sağlar; süreç bu aksiyona göre farklı path'lere ilerleyebilir.

Görev Güncellemeleri ve Hatırlatmalar

Görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlamak için Advanced sekmesindeki Notification alanından (Send: açık/kapalı) bildirim gönderimi ayarlanabilir.

Kuika Process Automation modülü, görev yönetimini etkin ve sistematik hale getirerek iş süreçlerinin sorunsuz şekilde ilerlemesini sağlar.