Kuika platformunda Process Automation modülüne geçtiğinizde iş akışı oluşturma ekranı görüntülenir.
Sol Panel
Sol panelden yeni iş akışları oluşturabilir, eklenen iş akışlarına ulaşabilir, parametreler ve özel aksiyonlar tanımlayabilirsiniz.
Processes: Yeni iş akışları oluşturma alanıdır.
Process Parameters: İş akışları için parametre tanımlama alanıdır.
Business Object: Form ekranlarında kullanılacak veri yapılarını tanımlama alanıdır. Örneğin, kullanıcı izin günü olarak “Permit Day” değişkenini tanımlayabilirsiniz. Bu veri, süreci başlatan kullanıcı tarafından girilmesi gereken bir bilgi ise “Is Input” olarak işaretlenen parametreler Start Process aksiyonu altında görüntülenir.
Internal: Mantıksal kontroller için kullanılan değişkenlerin tanımlandığı alandır.Örneğin, izin alma sürecinde kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir süreci oluşturmalısınız. Bu arka planda gerçekleşen bir işlem olduğundan, izin hakkını belirleyen bir değişken tanımlayabilirsiniz. “Progress Payment” isimli Boolean tipinde bir değişken tanımlayabilirsiniz.
Kullanıcının izin günü hakkı varsa belirli bir path üzerinden ilerletirken, izin hakkı yoksa başka path üzerinde ilerleme yapılır.
Custom Actions: İş akışlarında özel aksiyonlar ekleyebileceğiniz alandır.
Buttons: Kullanıcı etkileşimini yönetmek için özelleştirilebilir butonlar ekleyebileceğiniz alandır.
B. İş Akışı Yönetim Alanı
Process Automation Araçları
Örnek bir süreç oluşturmayı öğrenmek için Process Automation kursunu keşfedin.
Activate The Hand Tool
İş akışı tasarım ekranında akışı sürükleyip taşımanızı sağlar. Karmaşık iş akışlarında farklı bölümlere hızlıca odaklanmak veya düzenleme yapmak için kullanılır. Tasarım esnasında hareket kabiliyeti sağlar ve kullanıcı deneyimini artırır.
Örnek: Geniş bir sipariş yönetim sürecinde, “Sipariş Onayı” adımını daha görünür kılmak için iş akışını sağa sürüklersiniz.
Activate The Lasso Tool
Birden fazla iş akışı öğesini aynı anda seçip, toplu olarak taşıma, kopyalama veya silme işlemleri yapmanızı sağlar. Karmaşık süreçlerde zaman kazandırır ve kolaylık sunar.
Örnek: “Fatura Hazırlama”, “Ödeme Onayı” ve “Kargo Hazırlığı” adımlarını seçip hepsini topluca sola kaydırmak istersiniz.
Activate The Create/Remove Space Tool
İş akışındaki nesneler arasında boşluk açıp kapatmanızı sağlar. Yeni adımlar eklemek için uygun alan yaratır veya gereksiz boşlukları kaldırarak alan tasarrufu yapar.
Örnek: “Müşteri Onayı” ile “Sipariş Gönderimi” arasında yeni bir “Kalite Kontrol” adımı eklemek için araya boşluk açarsınız.
Activate The Global Connect Tool
İş akışındaki farklı elemanları birbirine bağlamak için kullanılır. Veri veya kontrol akışının yönünü gösteren bağlantılar oluşturur.
Örnek: “Sipariş Alındı” adımından “Stok Kontrol” adımına bir ok çizerek iş akışını yönlendirirsiniz.
Create Start Event
İş akışının başlangıç noktasını temsil eder. Süreci tetikleyen ilk adım olup, kullanıcı eylemi, sistem olayı veya zamanlayıcı olabilir. İş akışının doğru çalışması için genellikle tek bir başlangıç noktası olmalıdır.
Örnek: “Müşteri Siparişi Alındı” olayı iş akışını başlatır.
Create End Event
İş akışının tamamlandığı ve sona erdiği noktayı belirtir. Süreç sonlanır ve gerekli ise sonuçlar kaydedilir veya bildirimler gönderilir.
Örnek: “Sipariş Tamamlandı” adımı iş akışını sonlandırır.
Create Timer Event
Belirlenen süre sonunda veya belirli zamanlarda iş akışını tetikleyen zamanlayıcıdır. Bekleme adımı olarak kullanılır. Time Duration parametresi ile bekleme süresi ayarlanabilir. Is Interrupting seçeneği ile bekleme sırasında sürecin durdurulup durdurulmayacağı kontrol edilir.
Örnek: “Ödeme Bekle” adımında 3 gün beklenir; süre sonunda “Ödeme Hatırlatma Gönder” adımı otomatik tetiklenir.
Create Exclusive Gateway
Koşullara göre iş akışı içinde yalnızca bir yolun seçildiği karar noktasıdır. Mantıksal ifadelerle koşullar belirlenir.
Paralel olarak yürütülen iş süreçlerinin başlangıcını veya birleşmesini sağlar. Görevler eşzamanlı ve bağımsız olarak devam eder.
Örnek: “Sipariş Onayı” sonrası “Paketleme” ve “Fatura Hazırlama” görevleri aynı anda başlar.
Create User Task
Kullanıcı etkileşimi gerektiren görevlerdir. Form doldurma, onay verme gibi işlemler için kullanıcı müdahalesi gerekir.
Örnek: “Yönetici Onayı” için ilgili kişinin formu doldurup onay vermesi beklenir.
Create Task
Sistem tarafından otomatik yürütülen görevlerdir. Manuel müdahale gerektirmeyen, entegrasyon, veri işleme veya otomatik bildirim gibi işlemler burada gerçekleşir.
Örnek: Sipariş onaylandıktan sonra otomatik olarak fatura oluşturulup müşteriye e-posta gönderilir.
Tasarım Alanı (Canvas)
Canvas üzerinde iş akışınızı oluştururken, öğeleri eklemek, düzenlemek ve birbirine bağlamak için çeşitli araçlar sunulur. Her bir aracın işlevi ve kullanım örnekleri aşağıda açıklanmıştır:
Appended End Event
Seçili bir öğeye doğrudan bir End Event (Bitiş Olayı) eklemenizi sağlar. Bu özellik sayesinde iş akışını hızlıca sonlandırabilirsiniz.
Örnek: Bir “Sipariş İptal” adımına sağ tıkladığınızda çıkan menüden Appended End Event seçilerek, iptalin iş akışını sonlandırması sağlanabilir.
Append Text Annotation
Seçili öğeye açıklama kutusu eklemenizi sağlar. Açıklamalar, iş akışı mantığını daha anlaşılır hale getirir ve ekip içi iletişimi kolaylaştırır.
Örnek: “Kalite Kontrol” adımına "Ürün görsel olarak kontrol edilir" notu ekleyerek, bu adımın amacı hakkında bilgi verebilirsiniz.
Create Task
Seçili öğeye bir görev (task) eklemenizi sağlar. Bu görev sistem tarafından otomatik yürütülebilecek bir işlem olabilir.
Örnek: “Müşteri Kaydı” adımından sonra “CRM’e Aktar” adımı ekleyerek, verinin sisteme otomatik kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.
Create Exclusive Gateway
Seçili öğeden sonra bir karar noktası (Exclusive Gateway) eklemenizi sağlar. Bu adım, belirli koşullara göre iş akışının yönünü değiştirir.
Örnek: “Ödeme Durumu” kontrolünden sonra, “Ödeme Tamamlandı mı?” karar adımı eklenerek farklı yollar çizilebilir.
Change Type
Seçili elementin türünü değiştirme imkânı sunar. Bu, tasarım sürecinde yanlış seçilen elementin yeniden oluşturulmasını gerektirmeden dönüştürülmesini sağlar.
Örnek: Bir “Task” öğesini yanlışlıkla standart görev olarak eklediyseniz, bunu “User Task”’a dönüştürerek kullanıcı etkileşimi gereken bir adım haline getirebilirsiniz.
Remove
Seçili olan element(ler)i silmenizi sağlar. Hatalı veya gereksiz adımları hızlıca temizlemek için kullanılır.
Örnek: İşlevsiz kalan “Manuel Kontrol” adımını seçip Remove komutu ile silebilirsiniz.
Connect Using Sequence Flow / Message Flow / Association
Öğeler arasında bağlantı kurmak için kullanılır.
Sequence Flow: Süreç akışını gösterir.
Message Flow: Farklı havuzlar (pool) veya katmanlar (lane) arasında mesaj iletişimi sağlar.
Association: Bilgi ekleriyle öğeler arasında ilişkiler kurar, örneğin form ve açıklamalarla bağ kurmak için kullanılır.
Örnek: “Fatura Oluştur” adımı ile “Fatura Gönder” adımı arasında bir Sequence Flow çizerek işin akışını belirtebilirsiniz. Ayrıca bir Text Annotation ile açıklama ekleyip bunu Association ile “Fatura Oluştur” adımına bağlayabilirsiniz.
C. Process Automation Properties Paneli
Process Description: İş sürecinin açıklamasıdır.
Process Due: Sürecin tamamlanma süresi.
Lane: Kullanıcı görevlerini ayırmak ve yetkilendirmeler yapmak için kullanılan alan.
Assignment: Görev atamalarının yapıldığı alan.
Everyone: Everyone ile tanımlanan görevler, bir görev havuzunda oluşturulur. Her kullanıcı bu görevi görebilir ve görev havuzunda bulunan görevleri üzerine alıp tamamlayabilir.
Role: Tanımlanan roller için görev ataması yapılabilir.
Dynamic Assignment: Süreç değişkenleri ile bağlantılı atamalar yapmayı sağlar.
Find Manager: Kullanıcının yöneticisini belirlemek için entegrasyon sağlar. önetici, Kuika tarafından atanan ve bağlantılı bir kullanıcıdır. Custom Provider tarafından bir entegrasyon yapıldığında, bu aksiyonun ne döneceğini Provider üzerinden belirleyebilirsiniz.
Aksiyon oluşturma işlemi, sistem aksiyonlarına benzer şekilde gerçekleştirilir. Bu nedenle öncelikle Input eklenmelidir. Input eklemek için Symbol Picker’a tıklayın. Örneğin, bu aksiyon ile birlikte süreci başlatan kişinin yöneticisi belirlenir. Eklenen diğer aksiyonlar da benzer şekilde çalışır. İstenilen sürece ait değişkenleri Input olarak verip geri dönen sonucun string veya string listesi olması gerekir.
Happy Path: Sürecin ideal koşullar altında hatasız tamamlanmasını ifade eder.
Version History: İş akışlarının eski versiyonlarını yönetmeyi sağlar.
Mobil uygulamada versiyon geçmişi görüntülenebilir, ancak versiyonlar web üzerinden kaydedilmektedir.
