Process Automation Araçlarının Properties Paneli

Create Exclusive Gateway

Bu araç, iş akışındaki işlemlerin koşul ve sıralamasını belirlemenizi sağlar. Gateway’in amacı, birden fazla olası yol arasından yalnızca bir tanesinin, tanımlı koşullara göre seçilerek çalıştırılmasıdır. Böylece süreç, farklı senaryolara göre dallanabilir.

“None” seçeneği altında bulunan Symbol Picker ile parametre panelinde tanımlanmış değişkenler çağrılarak koşullarda kullanılabilir. Bu değişkenler, string, number, boolean, datetime gibi farklı veri tiplerinde olabilir. Symbol Picker aracılığıyla seçilen parametre, Select Box içinde belirlenen bir karşılaştırma operatörüyle (örneğin equals, not equals, greater than, less than, contains gibi) değerlendirilir. Koşul doğruysa, bu koşula bağlı çıkış path’i çalıştırılır.

Bir Exclusive Gateway üzerinde birden fazla çıkış tanımlanabilir. Tanımlanan bu çıkışlardan biri “Will execute otherwise” seçeneği ile varsayılan yol olarak belirlenmelidir. Bu yol, yukarıdan aşağıya sıralanan diğer koşulların hiçbirinin sağlanmaması durumunda devreye girer. Eğer bu alan için örneğin “Yes” seçilirse, iş akışında ilk kontrol edilen path “No” olarak değerlendirilir. Sıralama önemlidir; çünkü sistem, koşulları yukarıdan aşağıya doğru değerlendirir ve ilk doğru olan koşuldan sonraki yolları kontrol etmez. Koşullar sürükle-bırak yöntemiyle yeniden sıralanabilir.

Koşulların doğruluk sırası süreç davranışını doğrudan etkiler. En genel koşul en alta, en özel koşul ise en üste yerleştirilmelidir. Aksi takdirde tüm koşullar sağlanamadığında beklenmeyen bir path çalışabilir. Her çıkış path’ine bir koşul eklenmesi önerilir. Ancak en az bir path mutlaka “Will execute otherwise” olarak ayarlanmalı, böylece tüm koşullar başarısız olduğunda sürecin ilerleyeceği yol net olarak belirlenmelidir.

Create Task

Bu araç, Kuika platformunda sistem tarafından yürütülecek otomatik görevlerin tanımlandığı adımdır. Genellikle kullanıcı etkileşimi gerektirmeyen işlemleri modellemek için kullanılır. Örneğin, API çağrıları yapmak, dış servislerle entegrasyon sağlamak, sistem parametrelerini güncellemek veya arka planda veri hazırlamak gibi görevler bu adımda gerçekleştirilir.

Create Task adımı iki ana yapı içerir: Actions ve Step Outputs. Actions bölümü, bu adım çalıştığında tetiklenecek sistem aksiyonlarının tanımlandığı alandır. Burada, daha önce tanımlanmış bir veya birden fazla aksiyon sıralı şekilde çalıştırılabilir. Bu aksiyonlar örneğin bir REST API çağrısı olabilir veya daha önce tanımlanmış bir Custom Action’a veri gönderip yanıt alınmasını sağlayabilir.

Step Outputs bölümü ise, aksiyon sonucunda elde edilen verilerin iş akışında kullanılacak parametrelerle eşleştirildiği alandır. Bu bölümde “+SELECT WF PARAMS TO MAP” seçeneği kullanılarak, aksiyon tarafından döndürülen değerlerin hangi değişkenlere aktarılacağı belirlenir. Böylece dış sistemlerden alınan ya da arka planda hesaplanan değerler, iş akışının devamında koşul, bildirim veya başka bir task için kullanılabilir hale gelir.

Bu görev tipi, kullanıcıya herhangi bir form veya bildirim göstermez. Tamamen arka planda gerçekleşen işlemleri yönetir. Uygun konumlandırıldığında iş akışını otomatikleştirir ve manuel işlem ihtiyacını ortadan kaldırır. Her Create Task adımı, sadece bir işlem yapmak için değil, birbirini takip eden çok sayıda otomatik adımı bir arada yürütmek için de yapılandırılabilir.

Create User Task

Bu araç, iş akışında kullanıcıdan manuel müdahale veya onay gerektiren görevleri tanımlamak için kullanılır. Kullanıcının belirli bir işlemi gerçekleştirmesi, veri girmesi, form doldurması ya da karar vermesi gerektiği durumlarda kullanılır. Kullanıcı, atanan görevi tamamlamadan süreç bir sonraki adıma geçmez. Bu nedenle User Task adımları süreçte kritik karar noktaları veya veri toplama alanları olarak işlev görür.

Create User Task, sistemdeki kullanıcılarla etkileşimli süreç tasarlamak için esnek konfigürasyon seçenekleri sunar. Bu adım bir form ile ilişkilendirilerek kullanıcıdan veri alınmasını sağlar ve kullanıcıya özel atama, bildirim, açıklama, son tarih ve butonlar gibi çeşitli alanlarla özelleştirilebilir.

‍

Seçildiğinde aşağıdaki alanlar açılır:

• Assignment: Kullanıcılara görev atamak için kullanılır. 
  
  • Use Line Assignment: Bir kullanıcı görev adımı için satır bazlı (line-based) bir atama kontrolü yapılmasına olanak tanır. Bu özellik aktif edildiğinde, görev belirli bir koşul veya veri satırına göre farklı kullanıcılara atanabilir. Özellikle tablo şeklinde veri girişleri olan süreçlerde kullanılır (örneğin çoklu malzeme onayı). Satırda yer alan belirli alanlar (örneğin approverId) referans alınarak görevin o kullanıcıya atanması sağlanır.
  • Örneğin, 5 farklı ürün satırı içeren bir satın alma formunda, her satır farklı bir satın alma uzmanına atanabilir. Böylece her kullanıcı sadece kendine atanmış satırı görür ve işlem yapar.
• Notification: Bildirimler, kullanıcıya bir görev atandığında ya da aksiyon gerektiğinde haberdar olmasını sağlar.
  
  • Send Notification: Görev atandığında kullanıcıya özel bildirim gönderilmesini sağlar.  Bildirim; platform içi, mobil push ya da e-posta olarak iletilebilir.
  • Use Custom Template: Bildirimlerde varsayılan yerine özelleştirilmiş bir şablon kullanılmasına olanak tanır. Kullanıcıya hitap eden, parametre içeren dinamik metinler yazılabilir.
  • Add Go To Task Button: Gönderilen bildirimlere kullanıcıyı ilgili göreve yönlendiren bir buton eklenmesini sağlar. Kullanıcı bildirimden tek tıkla ilgili form veya görev ekranına yönlendirilir.
  • Add User Interactions Switch: Bildirim içeriğinde kullanıcı etkileşimini artırmak için dinamik etkileşim anahtarları (toggle/switch) eklenmesine imkân tanır. Mobil veya web bildirimlerinde, kullanıcı formu açmadan işlemi tamamlayabilir. Örneğin, kullanıcıya “İzin talebini onaylıyor musunuz?” sorusu bildirimde gösterilir. “Evet/Hayır” seçimi doğrudan bildirimde yapılabilir.
• Actions: Görev oluşur oluşmaz tetiklenen aksiyonlar eklenebilir. Örneğin, kullanıcıya özel bir bildirim e-postası göndermek için kullanılabilir. Bu aksiyonlar adımın genel işleyişini değiştirmez.
• Step Description: İş sürecinde açıklamaların yapıldığı alandır. @ kullanarak parametreler çağrılabilir. Örneğin, @UserName, @PermitStartDate ile @PermitEndDate arasında izin talep etti. Lütfen talebi değerlendiriniz.
• Task Due: İş akışında tamamlanması gereken sürecin süresini belirler. 
  
  • Süre birimi: dakika, saat, gün. 
  • Süresi dolan görevler raporlanabilir, hatırlatma bildirimi gönderilebilir.
• Step Outputs: Süreç içerisindeki çıkış adımlarının sonuçlarını belirler. Kullanıcının yaptığı işlemin (örneğin: onayladı, reddetti, geri gönderdi) sonuçları bu alanda tanımlanır. Her buton için ayrı bir çıkış tanımlanabilir ve gateway ile farklı akışlara yönlendirme yapılabilir.
  
  • Örnek Butonlar:
    
    • Approve → “Onaylandı” yoluna yönlendir
    • Reject → “Reddedildi” yoluna yönlendir
    • SendBack → “İade Edildi” yoluna yönlendir

Create User Task içerisinde yer alan Step Output, Create Task’tan farklı olarak kullanıcıların girdiği ekranlardaki bilgilerin değiştirilebilmesini sağlar. Kullanıcıdan hangi bilgilerin alınacağı bu alanda belirlenir.

User Interaction

User Interaction öğesi, bir iş akışında kullanıcıdan doğrudan geri bildirim, form doldurma, karar verme veya belirli verilerin girişi gibi insan etkileşimi gerektiren adımları tanımlamak için kullanılır. Bu adım, iş sürecini sistem aksiyonlarından ayırarak kullanıcı girdisini zorunlu kılar.

Kullanım Senaryoları

• İzin talep formu doldurma
• Masraf onayı verme
• Görev yöneticisine yorum ile geri bildirme
• Belge yükleme

Teknik Özellikler

• Form Tanımlama: UI Designer ile oluşturulan bir form, bu adıma bağlanarak kullanıcıya gösterilir.
• Assignment (Görev Atama):
  
  • Belirli bir kullanıcıya atanabilir
  • Role göre atanabilir
  • Dinamik olarak (custom action ile) atanabilir
  • Everyone seçeneğiyle görev havuzuna düşürülebilir
    
    
• Button Tanımlama:
  
  • Onayla, Reddet, Geri Gönder gibi aksiyon butonları tanımlanabilir
  • Her butona özel ID verilebilir (örn. approve, reject)
• Output Mapping:
  
  • Kullanıcıdan alınan veriler, tanımlı parametrelere bağlanarak sürece aktarılır

Etkileşim Akışı

1. Süreç bu adıma ulaştığında tanımlanan kullanıcıya görev atanır.
2. Kullanıcı, form üzerinde gerekli girişleri yapar veya seçimlerde bulunur.
3. Kullanıcı tanımlı bir butonla (örn. Onayla) işlemi tamamlar.
4. Süreç, yapılan aksiyona göre farklı path’lere yönlenebilir.

İzleme ve Raporlama

• Görev Durumları: Her User Interaction adımı; Atandı, Devam Ediyor, Tamamlandı, Reddedildi, Geri Gönderildi gibi durumlarla izlenebilir.
• Rapor Filtreleme: Bu görevler filtrelenerek süreç performans raporlarında analiz edilebilir.
• Görev Havuzu: Everyone assignment ile tanımlanan görevler, görev havuzuna düşer ve tüm yetkili kullanıcılar tarafından sahiplenilebilir.

İpuçları ve En İyi Uygulamalar

• Sürecin kritik karar noktaları için User Interaction adımları kullanarak şeffaf ve izlenebilir onay akışları tasarlayın.
• Butonlara anlamlı ID’ler verin (approve, reject, sendBack) ve gateway'lerle bağlayarak süreci dallandırın.
• Gerekirse Task Due (tamamlanması gereken süre) tanımlayarak geciken görevleri tetikleyin.

Gelişmiş Kullanım: Form ile Entegrasyon

User Interaction adımına bağlanan form, aşağıdaki özellikleri destekler:

• Dosya yükleme
• Validasyon kuralları
• Dinamik alan gösterimi
• İşlem öncesi/sonrası tetikleyici (Trigger)