Onaylama senaryoları, iş süreçlerinde belirli adımların yetkili kişiler veya gruplar tarafından onaylanmasını gerektiren durumlarda kullanılır. Bu senaryolar, iş akışında karar mekanizmaları oluşturarak sürecin doğru kişiler tarafından yönetilmesini sağlar. Process Automation, onaylama süreçlerini esnek ve özelleştirilebilir hale getirmek için çeşitli senaryolar ve araçlar sunar.

Süreç boyunca verilerin saklanması ve işlenmesi, internal değişkenler aracılığıyla yapılır. Internal değişkenler, sürecin ilerlemesi için geçici verileri barındırarak karar alma süreçlerinde kullanılır.

Onaylama Senaryoları

Onaylama senaryolarında Kuika’nın sunduğu araçlar, kullanıcılarla etkileşimde bulunarak sürecin gerektiği gibi yönlendirilmesine katkı sağlar. 

• Kuika platformuna giriş yaptıktan sonra Apps ekranından çalışacağınız projeyi açın. 
• Ardından Process Automation modülüne tıklayın.
• Açılan ekrandan iş akışına bir isim verin ve CREATE butonuna tıklayın. 
• Sağ kenardaki Properties panelini açın. 

Aşağıda Kuika’nın sunduğu araçlar, kullanıcılarla etkileşim kurarak sürecin doğru şekilde yönlendirilmesini sağlar.

Properties Paneli

1. Description

Bu alan, kullanıcıya gösterilecek adım açıklamasını içerir. @ kullanılarak süreç parametreleri metin içinde dinamik olarak görüntülenebilir. Örneğin: @UserName tarafından oluşturulan talep onay bekliyor.

2. Screen Assignment

“No screen set for step yet!” uyarısı görünürse adım için henüz bir ekran ilişkilendirilmemiştir.  Ayar ikonuna (⚙️) tıklayarak kullanıcıdan veri toplamak için bir form ekranı seçilir.

3. Assignment

Görev atama ayarları bu bölümden yapılır.

Type Seçenekleri

• Everyone: Görev, görev havuzuna düşer. Tüm kullanıcılar görevi görebilir ve üzerine alabilir.
• Role: Görev belirli bir role atanır. “Choose Role” alanından rol seçilir veya + Add New Role ile yeni rol oluşturulur.
• Dynamic Assignment: Görev, süreç içinde kullanılan bir değişkene bağlı olarak dinamik şekilde atanır.
• Use Lane: Bu seçenek aktif edildiğinde görev, süreçte kullanılan lane yapısına göre atanır.

4. Step Outputs

Onay adımlarının hangi yöne ilerleyeceğini belirler. Kullanıcının yaptığı seçim (Approve, Reject, SendBack vb.) bu bölümde tanımlanır. “+ Select Parameters to Map” ile kullanıcıdan alınan bilgiler süreç parametrelerine aktarılabilir.

Örnek:

• Approve → Onaylandı
• Reject → Reddedildi
• SendBack → İade Edildi

5. User Interactions

Adım içerisinde kullanılacak form bileşenleri, butonlar, input alanları ve kullanıcı etkileşimleri burada yapılandırılır.

Advanced Paneli

1. Due

Görevin tamamlanması gereken süre bu alanda belirlenir.

• Süre değeri
• Süre birimi (Minutes / Hours / Days)

Onay adımlarında belirli bir süre sınırı koymak için kullanılır.

2. Pre Actions

Görev oluşturulduğu anda otomatik olarak tetiklenen aksiyonlardır.

• Kullanıcıya otomatik bilgilendirme maili göndermek
• Dış sistemden veri çekmek
• Form verilerini önceden doldurmak

Bu aksiyonlar bilgilendirme amaçlıdır; adımın ana işleyişini değiştirmez.

3. Notification

Görev atandığında kullanıcıya bildirim gönderilmesini sağlar.

Send

Bildirimin gönderilip gönderilmeyeceğini belirler.

Template

Bildirimde kullanılacak şablon yapılandırılır.

• Default: Varsayılan bildirim şablonudur.
  
  • Add "Go To Task" Button to Mail: Bildirime görev bağlantısı ekler.
  • Add "User Interactions" to Mail: Kullanıcının e-postadan direkt işlem yapmasını (Onay/Red) sağlar.
• Custom: Özel bir e-posta şablonu seçmek için kullanılır. Custom seçildiğinde şablon listesi açılır.

Internal Değişkenler

Internal değişkenler, sürecin ihtiyaç duyduğu bilgileri geçici olarak saklar ve bu verilere dayalı karar almayı kolaylaştırır.

1. Internal (Mantıksal Değişkenler)

• Süreç içinde mantıksal kontroller yapmak için kullanılır.
• Örnek: Bir izin sürecinde, kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir değişken tanımlanabilir.
• Process Parameters panelinden Boolean tipinde değişken oluşturulabilir (Progress Payment gibi).

2. Onay Durumu

• Görevlerin mevcut durumunu saklar: "Bekleniyor", "Onaylandı", "Reddedildi" gibi.
• İş akışının hangi yöne ilerleyeceğini belirlemede kritik rol oynar.

3. Kullanıcı Rolleri ve Yetkileri

• Yetkili kullanıcıları veya kullanıcı gruplarını belirler.
• Görevler, belirli roller atanarak yalnızca yetkili kişiler tarafından tamamlanabilir.

4. Zaman Bilgisi ve Görev Tamamlama Süresi

• Her adımda geçen süreyi takip eder, süreç performansını analiz eder.
• Task Due süresiyle süreç boyunca zaman yönetimi yapılmasını sağlar.

5. Koşullu Değişkenler

• Belirli koşullara göre farklı değerler alır.
• Örnek: Belirli bir maliyet eşiği aşıldığında ek onay gerekip gerekmediğini kontrol eder.

Onaylama senaryoları ve internal değişkenler birlikte kullanıldığında, süreçler kullanıcı odaklı ve dinamik bir şekilde yönetilebilir. Process Automation, onay süreçlerini esnek hale getirerek işletmelerin hızlı ve güvenli kararlar almasını sağlar.