Onaylama senaryoları, iş süreçlerinde belirli adımların yetkili kişiler veya gruplar tarafından onaylanması gerektiği durumlarda devreye girer. Bu senaryolar, iş akışının belirli noktalarında karar mekanizmaları oluşturarak sürecin doğru kişiler tarafından yönetilmesini sağlar. Process Automation, onaylama süreçlerini yapılandırmak için çeşitli senaryolar ve esnek araçlar sunar. Süreç boyunca verilerin saklanması ve işlenmesi, internal değişkenler aracılığıyla yapılır. Bu değişkenler, sürecin ilerlemesi için geçici veriler barındırarak karar alma süreçlerinde kullanılır.
Onaylama Senaryoları
Onaylama senaryolarında Kuika’nın sunduğu araçlar, kullanıcılarla etkileşimde bulunarak sürecin gerektiği gibi yönlendirilmesine katkı sağlar.
Kuika platformuna giriş yaptıktan sonra “Apps” ekranından çalışacağınız projeyi açın.
Ardından “Process Automation” modülüne tıklayın.
Açılan ekrandan iş akışına bir isim verin ve “CREATE” butonuna tıklayın.
Sağ kenardaki “Properties” panelini açın.
Aşağıda, sürecin onaylama aşamalarında kullanılan temel araçlar verilmiştir:
Assignment (Görev Atama): “Assignment”, kullanıcılara belirli görevleri atamak için kullanılan bir araçtır. Örneğin, bir onaylama sürecinde görev bir kullanıcıya atandığında, "Send Default Notification Mail" seçeneği ile kullanıcıya e-posta aracılığıyla bildirim gönderilir. Bu bildirim ile kullanıcı, iş akışındaki onaylama veya sonlandırma işlemlerine yönlendirilir. Assignment, görevlerin doğru kullanıcılara ulaştırılmasını ve sürecin aksamadan ilerlemesini sağlar.
Actions (Aksiyonlar): User Task’a eklenen aksiyonlar, görev oluşur oluşmaz tetiklenir ve bu nedenle Pre-Actions olarak değerlendirilebilir. Örneğin, kullanıcıya bir görev atandığında ona özel bir bildirim e-postası göndermek için aksiyon eklenebilir. Adımın genel işleyişine müdahale etmez; ancak, adımla ilgili bildirim veya bilgilendirme gibi ek işlemler sağlar. Örneğin, onay bekleyen bir görev için kullanıcıya bilgilendirici bir e-posta gönderilebilir.
Step Description (Adım Açıklaması): Her adımın açıklamalarını ve detaylarını içeren bu alan, iş süreçlerinde “@” kullanılarak parametrelerle birlikte çağrılabilir. Kullanıcıların süreç adımları hakkında daha fazla bilgi sahibi olmalarını sağlar ve hangi görevlerin onay beklediği, hangi değişkenlerin kullanıldığı gibi detayları içerir.
Task Due (Görev Tamamlama Süresi): Görevlerin ne zaman tamamlanması gerektiğini belirten bu alan, iş akışının planlanması ve görevlerin süresi içinde tamamlanmasını sağlar. Görev tamamlama süresi, onaylama gerektiren adımlarda önemli olup, sürecin zamanında tamamlanmasına katkıda bulunur.
Step Outputs: Süreçte çıkış adımlarının sonuçlarının belirlendiği alandır. “Create User Task”ta yer alan Step Output, görev sonucunda kullanıcıların verdiği bilgileri içerir. “Create Task”tan farklı olarak, burada kullanıcıların girdiği bilgilere göre nelerin değiştirileceği seçilebilir. Bu da, onay süreci boyunca kullanıcı etkileşimlerinden gelen verilerin işlenmesine olanak tanır.
User Interaction (Kullanıcı Etkileşimi): Kullanıcı etkileşimi, onaylama senaryolarında özellikle önemlidir. Bu araç, kullanıcıdan form doldurma, karar verme veya belirli verileri girme gibi işlemler bekler ve bu işlemler tamamlanınca süreç bir sonraki adıma geçer. Onaylama adımlarında kullanıcıların yapacakları etkileşimler, sürecin doğru ve hızlı bir şekilde ilerlemesini sağlar.
Internal Değişkenler
Internal değişkenler, onaylama senaryoları boyunca sürecin ihtiyaç duyduğu bilgileri geçici olarak saklayan ve bu verilere dayalı karar almayı kolaylaştıran değişkenlerdir.
Internal: Mantıksal kontrol için gerekli olabilecek değişkenlerdir. Örneğin, izin alma sürecinde kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir süreci oluşturmalısınız. Bu arka planda gerçekleşen bir işlem olduğundan, izin hakkını belirleyen bir değişken tanımlayabilirsiniz. Sol kenardaki Process Parameters panelinden “Progress Payment” isimli Boolean tipinde bir değişken tanımlayıp “CREATE” butonuna tıklayarak bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.
Bu değişkenler, süreçteki veri akışını sağlar ve işleyişi yönlendirir.
Onay Durumu: Onaylama aşamalarında, görevlerin durumunu (örneğin, "Bekleniyor", "Onaylandı" veya "Reddedildi") saklayan değişkendir. Onay durumu, iş akışının hangi yöne ilerleyeceğini belirlemede kritik bir rol oynar.
Kullanıcı Rolleri ve Yetkileri: Hangi kullanıcının veya kullanıcı grubunun yetkili olduğunu belirler. Örneğin, bir görev, belirli bir rolde olan kişilere otomatik atanabilir ve yalnızca bu kullanıcıların onayı süreci ilerletebilir.
Zaman Bilgisi ve Görev Tamamlama Süresi: Her adımda ne kadar süre geçtiğini izleyerek süreç performansını analiz etmeye yardımcı olur. Task Due ile belirlenen süreye göre süreç boyunca zaman yönetimi yapılabilir.
Koşullu Değişkenler: Belirli koşullara göre farklı değerler alan bu değişkenler, onaylama sürecinde karar verme işlemlerinde kullanılır. Örneğin, belirli bir maliyet eşiği aşıldığında ek onay gerekmesi gibi durumları kontrol edebilir.
Onaylama senaryoları ve internal değişkenler birlikte kullanıldığında, süreçlerin kullanıcı odaklı ve dinamik bir şekilde yönetilmesi sağlanır.
