Onaylama senaryoları, iş süreçlerinde belirli adımların yetkili kişiler veya gruplar tarafından onaylanmasını gerektiren durumlarda kullanılır. Bu senaryolar, iş akışında karar mekanizmaları oluşturarak sürecin doğru kişiler tarafından yönetilmesini sağlar. Process Automation, onaylama süreçlerini esnek ve özelleştirilebilir hale getirmek için çeşitli senaryolar ve araçlar sunar.

Süreç boyunca verilerin saklanması ve işlenmesi, internal değişkenler aracılığıyla yapılır. Internal değişkenler, sürecin ilerlemesi için geçici verileri barındırarak karar alma süreçlerinde kullanılır.

Onaylama Senaryoları

Onaylama senaryolarında Kuika’nın sunduğu araçlar, kullanıcılarla etkileşimde bulunarak sürecin gerektiği gibi yönlendirilmesine katkı sağlar. 

• Kuika platformuna giriş yaptıktan sonra Apps ekranından çalışacağınız projeyi açın. 
• Ardından Process Automation modülüne tıklayın.
• Açılan ekrandan iş akışına bir isim verin ve CREATE butonuna tıklayın. 
• Sağ kenardaki Properties panelini açın. 

Aşağıda Kuika’nın sunduğu araçlar, kullanıcılarla etkileşim kurarak sürecin doğru şekilde yönlendirilmesini sağlar.

1. Assignment (Görev Atama)

• Kullanıcılara belirli görevleri atamak için kullanılır.
• Send Default Notification Mail seçeneği ile kullanıcılara e-posta bildirimi gönderilir.
• Kullanıcı, onaylama veya reddetme işlemleri için yönlendirilir.
• Sürecin kesintisiz ilerlemesini sağlar.

2. Actions (Aksiyonlar)

• User Task’a eklenen aksiyonlar, görev oluşur oluşmaz tetiklenir (Pre-Actions).
• Örneğin, kullanıcıya bildirim e-postası göndermek için kullanılır.
• Adımın işleyişine doğrudan müdahale etmez ancak bilgilendirme yapar.

3. Step Description (Adım Açıklaması)

• İş süreçlerinde @ kullanılarak parametrelerle çağrılabilir.
• Kullanıcılara süreç adımları hakkında detaylı bilgi sağlar.
• Onay bekleyen görevler ve değişkenler hakkında bilgi içerir.

4. Task Due (Görev Tamamlama Süresi)

• Görevlerin tamamlanması gereken süreyi belirler.
• Onaylama gerektiren adımlarda sürecin zamanında tamamlanmasını sağlar.

5. Step Outputs (Çıkış Adımları Sonuçları)

• Kullanıcıların verdiği bilgileri içerir.
• “Create Task”tan farklı olarak, kullanıcı girdilerine göre nelerin değiştirileceğini seçme imkanı sunar.
• Onay süreci boyunca kullanıcı etkileşimlerinden gelen verileri işler.

6. User Interaction (Kullanıcı Etkileşimi)

• Kullanıcılardan form doldurma, karar verme veya belirli verileri girme işlemlerini bekler.
• İşlem tamamlandığında süreç otomatik olarak bir sonraki adıma geçer.
• Onaylama adımlarında sürecin hızlı ve hatasız ilerlemesini sağlar.

Internal Değişkenler

Internal değişkenler, sürecin ihtiyaç duyduğu bilgileri geçici olarak saklar ve bu verilere dayalı karar almayı kolaylaştırır.

1. Internal (Mantıksal Değişkenler)

• Süreç içinde mantıksal kontroller yapmak için kullanılır.
• Örnek: Bir izin sürecinde, kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir değişken tanımlanabilir.
• Process Parameters panelinden Boolean tipinde değişken oluşturulabilir (Progress Payment gibi).

2. Onay Durumu

• Görevlerin mevcut durumunu saklar: "Bekleniyor", "Onaylandı", "Reddedildi" gibi.
• İş akışının hangi yöne ilerleyeceğini belirlemede kritik rol oynar.

3. Kullanıcı Rolleri ve Yetkileri

• Yetkili kullanıcıları veya kullanıcı gruplarını belirler.
• Görevler, belirli roller atanarak yalnızca yetkili kişiler tarafından tamamlanabilir.

4. Zaman Bilgisi ve Görev Tamamlama Süresi

• Her adımda geçen süreyi takip eder, süreç performansını analiz eder.
• Task Due süresiyle süreç boyunca zaman yönetimi yapılmasını sağlar.

5. Koşullu Değişkenler

• Belirli koşullara göre farklı değerler alır.
• Örnek: Belirli bir maliyet eşiği aşıldığında ek onay gerekip gerekmediğini kontrol eder.

Onaylama senaryoları ve internal değişkenler birlikte kullanıldığında, süreçler kullanıcı odaklı ve dinamik bir şekilde yönetilebilir. Process Automation, onay süreçlerini esnek hale getirerek işletmelerin hızlı ve güvenli kararlar almasını sağlar.