Onaylama senaryoları, iş süreçlerinde belirli adımların yetkili kişiler veya gruplar tarafından onaylanmasını gerektiren durumlarda kullanılır. Bu senaryolar, iş akışında karar mekanizmaları oluşturarak sürecin doğru kişiler tarafından yönetilmesini sağlar. Process Automation, onaylama süreçlerini esnek ve özelleştirilebilir hale getirmek için çeşitli araçlar sunar.
Süreç boyunca verilerin saklanması ve işlenmesi internal değişkenler aracılığıyla yapılır. Internal değişkenler, sürecin ilerlemesi için gereken geçici verileri barındırarak karar alma süreçlerinde kullanılır.
Aşağıda, Kuika'nın onaylama senaryoları için sunduğu araçlar; kullanıcılarla etkileşim kurarak sürecin doğru şekilde yönlendirilmesini sağlar.
1. Description Bu alan, kullanıcıya gösterilecek adım açıklamasını içerir. @ kullanılarak süreç parametreleri metin içinde dinamik olarak referans gösterilebilir. Örnek: "@UserName tarafından oluşturulan talep onay bekliyor."
2. Screen (Ekran Ataması) Adıma henüz bir ekran ilişkilendirilmemişse bu durum panelde belirtilir. Ayar/aç bağlantısına tıklanarak kullanıcıdan veri toplamak için bir form ekranı seçilir.
3. Assignment Görev atama ayarları bu bölümden yapılır.
Type Seçenekleri:
Use Lane: Bu seçenek aktif edildiğinde görev, süreçte kullanılan lane (şerit) yapısına göre atanır.
4. Step Outputs Onay adımının hangi yöne ilerleyeceğini belirler. Kullanıcının yaptığı seçim (Approve, Reject, SendBack vb.) bu bölümde tanımlanır; kullanıcıdan alınan bilgiler süreç parametrelerine eşlenebilir.
Örnek:
5. User Interactions Adım içerisinde kullanılacak form bileşenleri, butonlar, input alanları ve kullanıcı etkileşimleri burada yapılandırılır.
1. Due Görevin tamamlanması gereken süre bu alandan belirlenir: bir süre değeri ve süre birimi (Minutes / Hours / Days) girilir. Onay adımlarında belirli bir süre sınırı koymak için kullanılır.
2. Pre Actions Görev oluşturulduğu anda otomatik olarak tetiklenen aksiyonlardır — örneğin kullanıcıya otomatik bilgilendirme maili göndermek, dış sistemden veri çekmek veya form verilerini önceden doldurmak. Bu aksiyonlar bilgilendirme amaçlıdır; adımın ana işleyişini değiştirmez.
3. Notification Görev atandığında kullanıcıya bildirim gönderilip gönderilmeyeceğini (Send) ve bildirimde kullanılacak şablonu (Template) belirler.
Internal değişkenler, sürecin ihtiyaç duyduğu bilgileri geçici olarak saklar ve bu verilere dayalı karar almayı kolaylaştırır.
1. Internal (Mantıksal Değişkenler) Süreç içinde mantıksal kontroller yapmak için kullanılır. Örnek: Bir izin sürecinde, kullanıcının izin hakkının olup olmadığını kontrol eden bir değişken tanımlanabilir. Process Parameters panelinden Boolean tipinde bir değişken oluşturulabilir (örn. "Progress Payment").
2. Onay Durumu Görevin mevcut durumunu saklar: "Bekleniyor", "Onaylandı", "Reddedildi" gibi. İş akışının hangi yöne ilerleyeceğini belirlemede kritik rol oynar.
3. Kullanıcı Rolleri ve Yetkileri Yetkili kullanıcıları veya kullanıcı gruplarını belirler. Görevler, belirli roller atanarak yalnızca yetkili kişiler tarafından tamamlanabilir.
4. Zaman Bilgisi ve Görev Tamamlama Süresi Her adımda geçen süreyi takip eder, süreç performansının analiz edilmesini sağlar. Due süresiyle süreç boyunca zaman yönetimi yapılabilir.
5. Koşullu Değişkenler Belirli koşullara göre farklı değerler alan değişkenlerdir. Örnek: Belirli bir maliyet eşiği aşıldığında ek onay gerekip gerekmediğini kontrol eder.
Onaylama senaryoları ve internal değişkenler birlikte kullanıldığında, süreçler kullanıcı odaklı ve dinamik bir şekilde yönetilebilir. Process Automation, onay süreçlerini esnek hale getirerek işletmelerin hızlı ve güvenli kararlar almasını sağlar.
