1. Kuika platformuna giriş yapın.
2. Apps ekranından üzerinde çalıştığınız projeyi açın.
3. UI Design modülündeyken, sağdaki Properties panelini açın.

4. + ADD ACTION menüsünden istediğiniz tetikleyici olaya (Initial Actions, OnClick, OnBlur vb.) göre Process Automation > Set Agent  aksiyonunu ekleyin.

Aksiyon Parametrelerini Yapılandırma

• User Name (String - Zorunlu): Vekil atayacak asıl kullanıcının kullanıcı adı veya e-posta adresi.
• Agent User Name (String - Zorunlu): Göreve vekil olarak atanacak kullanıcının kullanıcı adı veya e-posta adresi.

Bir kullanıcı uzun süreli izin veya yoğunluk nedeniyle görevlerini devredemeyecek duruma gelir. Proje yöneticisi, bu kullanıcının görevlerine vekil olarak başka bir ekip üyesini atar. Böylece Set Agent aksiyonu tetiklenir ve görevler vekil kullanıcıya devredilir. İş süreçleri kesintisiz devam eder ve iş yükü dengelenir.

Set Agent Aksiyonunu Yapılandırma

• User Name: “jane.doe@kuika.com” (Görev vekili atanacak asıl kullanıcı)
• Agent User Name: “john.smith@kuika.com” (Vekil kullanıcı)

Aksiyon çalıştığında, belirtilen kullanıcının görevleri vekil kullanıcıya atanır ve süreçler kesintisiz devam eder. Vekil kullanıcı, kendi görevleri ile vekalet veren kişinin görevlerini aynı listede görür ve işlem yapabilir.

Delegasyonda ise vekil kullanıcı, vekalet veren kişinin yerine oturum açar ve görevler ayrı görünür.

• Dinamik Vekil Atama: Kullanıcı ve vekil bilgileri, form girdileri veya veri kaynaklarından dinamik olarak alınabilir.
• Zaman Bazlı Vekil Tanımlama: Vekil ataması belirli süreyle sınırlı olabilir ve süresi dolunca otomatik kaldırılabilir. Delegasyon yapısında bu desteklenir; agent tarafında ise ya manuel yapılır ya da kullanıcı job’lar ile kendi otomasyonunu oluşturmalıdır.
• Bildirim Entegrasyonu: Vekil atandığında ilgili kullanıcılara otomatik bildirim gönderilebilir.
• Vekil Devir Süreci Takibi: Vekil atama ve kaldırma işlemleri loglanarak denetlenebilir.

Teknik Riskler

• Yanlış Kullanıcı Bilgisi: User Name veya Agent User Name parametrelerinin yanlış girilmesi görevlerin yanlış kişilere atanmasına neden olabilir.
• Yetki Problemleri: Vekil kullanıcı, görevleri devralmaya yetkili değilse aksiyon başarısız olur.
• Çakışan Vekillikler: Aynı görev için birden fazla vekil ataması yapılması süreç karmaşası yaratabilir.
• Zaman Yönetimi: Vekil atama süresi doğru yönetilmezse eski vekiller görevleri almaya devam edebilir.
• Bildirim Gecikmeleri: Vekil atamasıyla ilgili bildirimlerde yaşanabilecek gecikmeler kullanıcı deneyimini etkileyebilir.

Set Agent aksiyonu, Kuika platformunda iş süreçlerinde vekil ataması yaparak görev yönetimini esnek ve güvenilir hale getirir. Böylece, ekiplerdeki iş sürekliliği sağlanır ve görev devri kolaylaşır.